Sàng lọc khi tiếp nhận hay sàng lọc liên tục?

Sàng lọc khi tiếp nhận làm tốt điều gì

Kiểm tra trước hợp đồng đầu tiên có giá trị thực sự. Nó ngăn bạn bắt đầu quan hệ với một bên đã bị liệt kê, dễ đưa vào quy trình phê duyệt và tạo ra bản ghi thẩm định đầu tiên. Đây cũng là thời điểm thích hợp để thu thập dữ liệu giúp các lần kiểm tra sau đáng tin cậy: tên pháp lý, số đăng ký, chủ sở hữu và giám đốc.

Lúc tiếp nhận cũng là lúc đối tác sẵn lòng chia sẻ thông tin nhất. Sau khi hợp đồng được ký, việc yêu cầu tài liệu sở hữu hoặc thông tin đăng ký trở nên khó hơn. Thu thập chúng ngay từ đầu và lưu trong CRM cạnh hồ sơ công ty giúp mọi lần kiểm tra sau nhanh hơn và đáng tin cậy hơn, vì mỗi cảnh báo mới có thể được so sánh với dữ liệu bạn đã có.

Vì sao như vậy là chưa đủ

Danh sách trừng phạt là những tài liệu sống. Bộ Tài chính Mỹ công bố thay đổi trong các danh sách của mình qua mục hành động gần đây, Liên minh châu Âu sửa đổi các quy định trên Công báo, và Vương quốc Anh cập nhật UK Sanctions List. Các chỉ định mới có thể đến vào bất kỳ ngày làm việc nào, và trong những giai đoạn căng thẳng quốc tế, các gói hàng trăm tên được thêm vào cùng lúc.

Còn có những thay đổi khác. Công ty đổi chủ sở hữu, và chủ sở hữu mới có thể bị liệt kê. Tên được sửa hoặc bí danh được thêm vào các mục hiện có. Mỗi thay đổi như vậy có thể biến một đối tác sạch thành đối tác bị hạn chế mà không có gì xảy ra trong quan hệ của bạn.

Các ngân hàng biết điều này, nên họ sàng lọc từng khoản thanh toán chứ không chỉ từng khách hàng mới. Khi ngân hàng chặn một lệnh chuyển khoản vì người thụ hưởng bị liệt kê tháng trước, câu hỏi tiếp theo rất đơn giản: lần cuối bạn kiểm tra khách hàng này là khi nào? Một lần kiểm tra gần đây, có ghi nhận, là câu trả lời mạnh nhất bạn có thể đưa ra.

Sàng lọc liên tục nghĩa là gì

Sàng lọc liên tục nghĩa là kiểm tra khách hàng và nhà cung cấp hiện có với các danh sách hiện hành theo định kỳ, và trong mọi trường hợp mỗi khi danh sách thay đổi. Trên thực tế có hai cách tổ chức:

• Sàng lọc lại định kỳ: toàn bộ danh mục được kiểm tra lại theo chu kỳ cố định, ví dụ mỗi tháng hoặc mỗi quý.
• Sàng lọc theo sự kiện: mỗi lần cập nhật danh sách sẽ kích hoạt một lần so sánh mới cho toàn bộ danh mục, nên một chỉ định mới được phát hiện ngay trong ngày.

Chu kỳ càng dài, một chỉ định mới càng có thể bị bỏ sót lâu. Các khoản thanh toán, giao hàng và hợp đồng thực hiện trong thời gian đó đều có thể bị coi là giao dịch với một bên bị liệt kê.

So sánh hai cách tiếp cận

Cách tổ chức sàng lọc liên tục

1. Giữ một danh sách sạch duy nhất gồm tất cả khách hàng và nhà cung cấp đang hoạt động, kèm dữ liệu nhận dạng thu thập khi tiếp nhận.
2. Quyết định tần suất dựa trên rủi ro: hằng ngày đối với thương mại quốc tế hoặc lĩnh vực nhạy cảm, và không bao giờ thấp hơn tần suất mà ngân hàng hoặc cơ quan quản lý của bạn kỳ vọng.
3. Kiểm tra chủ sở hữu và giám đốc, không chỉ tên công ty.
4. Xác định ai xem xét cảnh báo và trong thời hạn bao lâu.
5. Ghi lại mọi kết quả và quyết định, kể cả những lần không phát hiện gì.

Phần khó nhất không phải lần chạy đầu tiên mà là sự lặp lại. Một quy trình phụ thuộc vào việc ai đó nhớ xuất danh sách và tra lại thường bị lỡ trong những tuần bận rộn, cũng chính là lúc các chỉ định mới hay được công bố.

Điều gì xảy ra khi xuất hiện kết quả trùng khớp

Một kết quả có thể trùng khớp mới với khách hàng hiện có cần quyết định nhanh: xác minh dữ liệu nhận dạng, dừng các khoản thanh toán hoặc giao hàng đang chờ nếu kết quả có vẻ thật, và tuân theo quy định báo cáo của cơ quan liên quan. Hướng dẫn của chúng tôi về việc cần làm nếu khách hàng bị đưa vào danh sách trừng phạt mô tả các bước này.

Vai trò của Unicorn Intelligence

Unicorn Intelligence so sánh mọi công ty trong CRM của bạn với các danh sách chính thức mỗi ngày và chỉ cảnh báo khi có thay đổi; tài khoản mới được tặng 50 $ tín dụng.

Câu hỏi thường gặp

Kiểm tra trừng phạt khi tiếp nhận có đủ không?

Không. Nó chỉ có giá trị vào ngày thực hiện. Danh sách thay đổi suốt năm, nên khách hàng và nhà cung cấp hiện có cần được kiểm tra lại.

Danh sách trừng phạt thay đổi thường xuyên đến mức nào?

Cơ quan chức năng có thể thêm hoặc xóa tên vào bất kỳ ngày làm việc nào. Trong những giai đoạn căng thẳng quốc tế, các gói lớn gồm nhiều tên được thêm vào cùng lúc.

Tôi nên sàng lọc lại khách hàng bao lâu một lần?

Tùy vào rủi ro của bạn. Các công ty trong thương mại quốc tế hoặc lĩnh vực nhạy cảm thường sàng lọc hằng ngày; trong mọi trường hợp, chu kỳ nên phù hợp với kỳ vọng của ngân hàng hoặc cơ quan quản lý.

Tôi có nên ghi lại những lần kiểm tra không phát hiện gì không?

Có. Bản ghi các kết quả sạch cho thấy quy trình được thực hiện đều đặn, điều này quan trọng không kém bản ghi các kết quả trùng khớp.

Tôi có cần kiểm tra lại chủ sở hữu không?

Có. Chủ sở hữu thay đổi, và chủ sở hữu mới có thể bị liệt kê. Sàng lọc liên tục nên bao gồm các chủ sở hữu và giám đốc chính cũng như tên công ty.