Kiểm tra trừng phạt CRM thủ công hay tự động: so sánh trung thực

Kiểm tra thủ công gồm những gì

Kiểm tra thủ công thường có nghĩa là: xuất khách hàng và nhà cung cấp từ CRM, tra từng tên trong Sanctions List Search của Bộ Tài chính Mỹ, Consolidated Screening List, EU Sanctions Map và UK Sanctions List, xem xét mọi kết quả có thể trùng khớp và lưu bản ghi kết quả. Hướng dẫn của chúng tôi về cách kiểm tra một công ty có bị trừng phạt không mô tả từng bước.

Để ước tính thời gian, hãy chạy kiểm tra với mười tên và bấm giờ, kể cả việc ghi chép. Nhân với số lượng tên và với số lần bạn cần lặp lại trong một năm. Con số đó là chi phí thực của phương án thủ công.

Khi nào kiểm tra thủ công hiệu quả

• số lượng đối tác nhỏ, phần lớn ở các quốc gia rủi ro thấp;
• ít khách hàng hoặc nhà cung cấp mới mỗi tháng;
• một người có thời gian, được đào tạo và phụ trách quy trình;
• ngân hàng, kiểm toán viên hoặc khách hàng không yêu cầu sàng lọc thường xuyên, có hồ sơ.

Trong những trường hợp này, các công cụ chính thức miễn phí thường là đủ, miễn là việc kiểm tra được lặp lại và ghi lại. Mấu chốt là kỷ luật: một lời nhắc trên lịch, một danh sách công cụ cố định và một mẫu ghi chép đơn giản.

Khi nào kiểm tra thủ công trở nên rủi ro

• Tần suất: danh sách thay đổi suốt năm, và việc thường xuyên lặp lại một lần kiểm tra thủ công đầy đủ hiếm khi bền vững.
• Biến thể tên: tra một tên chính xác có thể bỏ sót các dạng chuyển tự và biến thể chính tả.
• Chủ sở hữu: kiểm tra chủ sở hữu và giám đốc làm số lần tra cứu tăng lên nhiều lần.
• Bản ghi: ảnh chụp màn hình và bảng tính dễ bị mất hoặc bỏ dở.
• Con người: quy trình phụ thuộc vào một người, và dừng lại khi người đó vắng mặt hoặc bận.

Kiểm tra tự động gồm những gì

Kiểm tra tự động kết nối CRM, hoặc một danh sách từ bảng tính, với phần mềm so sánh từng tên với các danh sách chính thức hiện hành, lặp lại việc so sánh mỗi khi danh sách thay đổi và chỉ gửi cảnh báo khi có điều cần xem xét. Các quyết định đối với từng cảnh báo được ghi vào nhật ký.

Nó cũng có những giới hạn đáng biết: phần mềm có thể gắn cờ những tên chỉ na ná, có thể bỏ sót các mối liên hệ mà không nguồn công khai nào cho thấy, phụ thuộc vào chất lượng dữ liệu trong CRM của bạn, và tốn tiền. Trên hết, nó không quyết định thay bạn: vẫn cần một người xem xét các kết quả trùng khớp.

Khi so sánh các lựa chọn, hãy xem các câu hỏi thực tế: những danh sách nào được bao phủ và bản cập nhật đến nhanh thế nào, chủ sở hữu và giám đốc có được kiểm tra không, kết quả trùng khớp được giải thích ra sao, quyết định có được ghi nhớ để trường hợp trùng tên không quay lại không, và bạn có thể xuất bản ghi cho kiểm toán dễ dàng đến đâu.

Đặt cạnh nhau

Cách lựa chọn

1. Đếm số khách hàng và nhà cung cấp đang hoạt động, và số bạn thêm mỗi tháng.
2. Quyết định tần suất cần kiểm tra, dựa trên rủi ro và kỳ vọng của ngân hàng, khách hàng.
3. Bấm giờ một lần kiểm tra thủ công với mười tên và ước tính cho cả năm.
4. So sánh thời gian đó, và nguy cơ bỏ sót giữa các lần kiểm tra, với chi phí phần mềm.
5. Dù chọn cách nào, hãy xác định ai xem xét kết quả trùng khớp và quyết định được ghi lại thế nào.

Nhiều công ty cuối cùng kết hợp cả hai: kiểm tra CRM tự động hằng ngày, kèm xem xét thủ công từng kết quả có thể trùng khớp bằng các công cụ chính thức.

Vai trò của Unicorn Intelligence

Unicorn Intelligence kết nối với HubSpot, Zapier, Google Sheets hoặc Excel và kiểm tra mọi công ty hằng ngày; tài khoản mới được tặng 50 $ tín dụng.

Câu hỏi thường gặp

Kiểm tra trừng phạt thủ công có được chấp nhận không?

Có thể, với số lượng đối tác nhỏ, nếu được thực hiện bằng các công cụ chính thức, lặp lại đều đặn và có ghi chép. Việc này trở nên khó duy trì khi danh sách lớn dần.

Một lần kiểm tra thủ công mất bao lâu?

Tùy vào số lượng tên, các danh sách và bản ghi bạn lưu. Hãy bấm giờ một lần kiểm tra với mười tên và nhân với danh sách của bạn và số lần lặp lại.

Kiểm tra tự động có thay thế đội ngũ tuân thủ không?

Không. Nó lặp lại việc so sánh và ghi lại, nhưng vẫn cần một người xem xét các kết quả có thể trùng khớp và đưa ra quyết định cuối cùng.

Kiểm tra tự động có những rủi ro gì?

Phần mềm có thể gắn cờ trường hợp trùng tên, bỏ sót các mối liên hệ mà không nguồn công khai nào cho thấy và phụ thuộc vào chất lượng dữ liệu CRM. Kết quả trùng khớp luôn cần con người xem xét.

Tôi có thể kết hợp kiểm tra thủ công và tự động không?

Có. Nhiều công ty dùng kiểm tra CRM tự động hằng ngày rồi xem xét thủ công từng kết quả có thể trùng khớp bằng các công cụ chính thức.