Cần làm gì nếu khách hàng bị đưa vào danh sách trừng phạt

Bước 1: xác nhận kết quả trùng khớp

Đọc toàn bộ mục mới được liệt kê và so sánh với khách hàng của bạn: tên pháp lý, bí danh, quốc gia, địa chỉ, số đăng ký, chủ sở hữu. Kiểm tra thêm xem khách hàng có thuộc sở hữu hoặc chịu sự kiểm soát của bên mới bị liệt kê không, vì điều đó có thể khiến họ bị hạn chế kể cả khi tên của chính họ không có trong danh sách. Ghi lại việc so sánh và kết quả.

Hãy làm nhanh nhưng cẩn thận. Các chỉ định mới thường được công bố với ít dữ liệu nhận dạng, và cùng một tên có thể thuộc về nhiều công ty. Nếu không thể xác nhận hoặc loại trừ kết quả trùng khớp trong thời gian ngắn, hãy coi khách hàng là bị hạn chế trong khi thu thập thêm thông tin, thay vì để các khoản thanh toán tiếp tục theo mặc định.

Bước 2: dừng mọi giao dịch

Khi kết quả trùng khớp đã được xác nhận, hãy ngừng cung cấp tiền, hàng hóa hoặc dịch vụ cho khách hàng, trực tiếp hoặc gián tiếp:

• chặn các khoản thanh toán đi, hoàn tiền và giấy báo có;
• dừng giao hàng và cung cấp dịch vụ;
• tạm ngưng quyền truy cập nền tảng, tài khoản và phần mềm;
• thông báo ngay cho bộ phận bán hàng, tài chính, logistics và chăm sóc khách hàng, bằng văn bản.

Các hạn chế thường bao gồm cả giao dịch gián tiếp, vì vậy hãy cảnh giác với những nỗ lực chuyển hướng thanh toán hoặc giao hàng qua bên thứ ba.

Kiểm tra cả các quy trình tự động: ghi nợ trực tiếp định kỳ, đợt thanh toán theo lịch, gia hạn tự động và các tích hợp gửi đơn hàng mà không cần con người phê duyệt. Đây là những chỗ mà một khoản thanh toán hoặc một lần giao hàng thường lọt qua nhất sau khi bị liệt kê.

Bước 3: phong tỏa tiền và tài sản

Tiền hoặc nguồn lực kinh tế thuộc về bên bị liệt kê mà bạn đang nắm giữ hoặc kiểm soát phải được phong tỏa: không di chuyển, chuyển nhượng, sử dụng hay giao dịch. Tại Hoa Kỳ, tài sản phải bị phong tỏa, và các khoản thanh toán đến cho bên bị liệt kê thường được đưa vào một tài khoản phong tỏa có lãi thay vì trả lại. Tại Liên minh châu Âu và Vương quốc Anh, tiền bị phong tỏa giữ nguyên tại chỗ cho đến khi cơ quan chức năng có quyết định khác.

Bước 4: báo cáo cơ quan chức năng

Nghĩa vụ và thời hạn báo cáo khác nhau theo từng chế độ:

• Hoa Kỳ: tài sản bị phong tỏa phải được báo cáo cho Office of Foreign Assets Control (Văn phòng Kiểm soát Tài sản Nước ngoài) trong vòng 10 ngày làm việc, và các giao dịch bị từ chối được báo cáo trong cùng thời hạn, theo 31 CFR part 501. Người nắm giữ tài sản bị phong tỏa cũng nộp báo cáo hằng năm.
• Liên minh châu Âu: tiền bị phong tỏa và thông tin giúp việc tuân thủ được báo cáo cho cơ quan có thẩm quyền quốc gia của Quốc gia Thành viên liên quan. Ủy ban châu Âu công bố danh sách các cơ quan có thẩm quyền.
• Vương quốc Anh: các doanh nghiệp liên quan phải báo cáo tài sản bị phong tỏa và vi phạm bị nghi ngờ cho Office of Financial Sanctions Implementation (Văn phòng Thực thi Trừng phạt Tài chính) sớm nhất có thể, theo hướng dẫn báo cáo của văn phòng này.

Nếu bạn nghi ngờ đã có vi phạm xảy ra, ví dụ một khoản thanh toán được thực hiện sau khi bị liệt kê, nhiều cơ quan chức năng coi việc tự nguyện khai báo là tình tiết giảm nhẹ.

Bước 5: giấy phép và hợp đồng đang thực hiện

Một số hoạt động có thể tiếp tục theo giấy phép: giấy phép chung do cơ quan chức năng công bố, ví dụ để kết thúc các hợp đồng hiện có trong một thời hạn nhất định, hoặc giấy phép riêng xin cho một trường hợp cụ thể. Hãy đọc kỹ các giấy phép chung được ban hành cùng chỉ định mới, vì chúng thường có thời hạn ngắn. Không có giấy phép, đừng thực hiện các hợp đồng đang mở, nhận thanh toán ngoài tài khoản bị phong tỏa hay thanh toán nợ với bên bị liệt kê.

Bước 6: hồ sơ và rà soát

Lưu một hồ sơ đầy đủ: mục được liệt kê, việc xem xét kết quả trùng khớp, các chỉ thị nội bộ đã đưa ra, số tiền bị phong tỏa, các báo cáo đã nộp và thư từ với cơ quan chức năng. Tại Hoa Kỳ, hồ sơ phải được lưu giữ 10 năm. Sau đó hãy tự hỏi trường hợp này dạy được gì: việc bị liệt kê được phát hiện nhanh đến đâu, và kiểm tra hằng ngày có phát hiện sớm hơn không?

Điều gì đang bị đe dọa

Các khoản thanh toán cho bên bị liệt kê sau khi có chỉ định có thể bị coi là vi phạm. Các mức chế tài tối đa do luật quy định được hiển thị dưới đây:

• Hoa Kỳ, OFAC: đến 377.700 $ cho mỗi vi phạm hoặc gấp đôi giá trị giao dịch; hình phạt hình sự đến 1.000.000 $ và 20 năm tù. (nguồn)
• Hoa Kỳ, BIS (kiểm soát xuất khẩu): đến 374.474 $ cho mỗi vi phạm hoặc gấp đôi giá trị giao dịch. (nguồn)
• Vương quốc Anh, OFSI: đến 1.000.000 £ hoặc 50% giá trị vi phạm; hình phạt hình sự đến 7 năm tù. (nguồn)
• Liên minh châu Âu, Chỉ thị 2024/1226: phạt tiền đối với công ty ít nhất 5% doanh thu toàn cầu hoặc 40.000.000 €, và án tù ít nhất 5 năm. (nguồn)
• Đức: phạt tiền đối với công ty đến 40.000.000 €. (nguồn)
• Hà Lan: phạt tiền đối với công ty đến 10% doanh thu hằng năm. (nguồn)

Mức tối đa theo luật định, như được công bố bởi các cơ quan có liên kết, kiểm tra ngày 29 tháng 10, 2026.

Vai trò của Unicorn Intelligence

Unicorn Intelligence cảnh báo bạn ngay trong ngày khi một khách hàng trong CRM xuất hiện trên danh sách chính thức, kèm bằng chứng cho hồ sơ của bạn; tài khoản mới được tặng 50 $ tín dụng.

Câu hỏi thường gặp

Tôi nên làm gì đầu tiên nếu khách hàng bị trừng phạt?

Xác nhận kết quả trùng khớp với mục được liệt kê, sau đó dừng mọi khoản thanh toán, giao hàng và dịch vụ cho khách hàng và thông báo bằng văn bản cho các bộ phận nội bộ.

Tôi có thể trả lại tiền cho khách hàng bị trừng phạt không?

Thông thường là không. Tiền của bên bị liệt kê phải được phong tỏa, không được trả lại. Tại Hoa Kỳ, tiền thường được giữ trong một tài khoản phong tỏa có lãi.

Tôi có phải báo cáo cơ quan chức năng không?

Có. Tại Hoa Kỳ, tài sản bị phong tỏa được báo cáo trong vòng 10 ngày làm việc. Tại EU, bạn báo cáo cho cơ quan có thẩm quyền quốc gia, và tại Anh các doanh nghiệp liên quan báo cáo cho Office of Financial Sanctions Implementation.

Tôi có thể hoàn tất một hợp đồng đang có không?

Chỉ khi có giấy phép chung hoặc giấy phép riêng cho phép. Hãy kiểm tra các giấy phép chung được ban hành cùng chỉ định, vốn thường có thời hạn ngắn.

Nếu một khoản thanh toán đã được chuyển sau khi bị liệt kê thì sao?

Ghi lại sự việc và thông báo ngay cho cố vấn pháp lý hoặc tuân thủ. Nhiều cơ quan chức năng coi việc tự nguyện khai báo kịp thời là tình tiết giảm nhẹ.