Kiểm tra trừng phạt cho CRM: soát mọi công ty mỗi ngày

Vì sao nên kiểm tra trừng phạt cho CRM?

CRM của bạn đã có sẵn danh sách quan trọng: khách hàng, khách hàng tiềm năng, nhà phân phối, nhà cung cấp và đối tác, với tên, quốc gia và website. Đó cũng là danh sách đội kinh doanh và tài chính dùng hằng ngày để gửi báo giá, ký hợp đồng và xuất hóa đơn. Sàng lọc trực tiếp trên đó nghĩa là việc kiểm tra bao phủ đúng những công ty bạn sắp làm ăn.

Cách còn lại thường là một bảng tính xuất ra mỗi năm một lần rồi tìm bằng tay. Vừa chậm, chẳng ai thích, lại bỏ sót những tên viết hoặc phiên âm khác với danh sách. Đến kỳ rà soát tiếp theo, khách hàng bị đưa vào danh sách hồi tháng Hai đã nhận ba lô hàng.

Kiểm tra trừng phạt một lần có đủ không?

Không. Cơ quan chức năng ban hành biện pháp mới bất cứ khi nào tình hình đòi hỏi, và danh sách được cập nhật vào bất kỳ ngày làm việc nào: thêm tên, đổi tên khác và địa chỉ, gỡ một số mục. Kiểm tra lúc bắt đầu hợp tác chỉ chứng minh khách hàng sạch vào ngày đó, không hơn.

Ở một số nước, hình phạt có thể áp dụng cả khi công ty không biết mình đang giao dịch với bên bị liệt kê. Vì vậy khoảng thời gian giữa hai lần kiểm tra là rủi ro thật, và cách rẻ nhất để lấp nó là kiểm tra tự động và hằng ngày. Bạn có thể đọc thêm về những gì bị đe dọa trong bài làm ăn với công ty bị trừng phạt.

Cách kiểm tra trừng phạt cho CRM từng bước

1. Đăng ký Unicorn Intelligence bằng email công việc hoặc tài khoản Google hay Apple. Không cần thẻ và bạn được tặng 50 $ tín dụng.
2. Kết nối trực tiếp HubSpot, liên kết CRM và ứng dụng khác qua Zapier, hoặc làm việc từ Google Sheets hay Excel. Bạn cũng có thể tải file CSV lên hoặc dán danh sách.
3. Chạy quét miễn phí danh bạ: biết danh sách có bao nhiêu kết quả trùng khớp tiềm năng trước khi tốn bất cứ đồng nào.
4. Bật giám sát hằng ngày cho các công ty bạn muốn theo dõi. Bản ghi mới thêm vào CRM được tự động đưa vào.
5. Chọn cảnh báo: email cho mỗi kết quả mới hoặc bản tóm tắt hằng ngày, tin nhắn trong kênh Slack, hoặc webhook có chữ ký cho hệ thống của bạn.
6. Xem từng kết quả, xác nhận hoặc loại bỏ kèm ghi chú, và xuất nhật ký kiểm toán bất cứ khi nào kiểm toán viên, ngân hàng hay khách hàng lớn yêu cầu.

Những danh sách trừng phạt nào được kiểm tra?

Chúng tôi chỉ công bố các danh sách thực sự được nạp vào hệ thống sàng lọc, kèm ngày cập nhật và số mục. Bảng dưới đây được đọc trực tiếp từ hệ thống nên luôn mới nhất:

Danh sách sàng lọc được tải hôm nay

Nơi có nguồn chính thức mở, dịch vụ còn kiểm tra người có ảnh hưởng chính trị và sổ đăng ký phá sản, và tìm tin tức bất lợi bằng 16 ngôn ngữ. Mỗi nguồn chỉ hiện trên trang trạng thái khi đã được nạp.

Một quy trình sàng lọc hằng ngày tốt trông như thế nào?

Ai trong công ty nên dùng?

Sàng lọc hiệu quả nhất khi nằm ở nơi ra quyết định. Đội kinh doanh thấy cảnh báo trước khi gửi hợp đồng. Tài chính thấy trước khi chi tiền hoặc nhận tiền từ nước ngoài. Mua hàng thấy khi thêm nhà cung cấp. Tuân thủ hoặc pháp chế xem các kết quả và quyết định. Vì cảnh báo có thể gửi vào một kênh Slack chung của các đội này, không ai phải nhớ mở bảng điều khiển.

Khách hàng lớn và ngân hàng ngày càng hỏi nhà cung cấp cách họ sàng lọc trừng phạt. Một quy trình hằng ngày có ghi chép, kết nối với CRM, là câu trả lời đơn giản và đáng tin.

Kiểm tra bao gồm những gì?

Mỗi tên đều đi qua các bước kiểm tra này, luôn đồng bộ với công cụ sàng lọc:

Mỗi tên đều đi qua tất cả các bước kiểm tra này, miễn phí. Trước khi giám sát bạn chỉ thấy con số; khi giám sát, mỗi tên cho biết bước kiểm tra nào được kích hoạt, kèm nguồn, danh sách, ngày và mức tương đồng.

• Danh sách OFAC SDN (Hoa Kỳ): Cá nhân và công ty bị Bộ Tài chính Hoa Kỳ phong tỏa tài sản: cấm mọi quan hệ.
• Lệnh trừng phạt tài chính của EU: Danh sách hợp nhất các cá nhân và công ty bị phong tỏa tài sản tại Liên minh châu Âu.
• Hội đồng Bảo an Liên Hợp Quốc: Danh sách hợp nhất của Hội đồng Bảo an Liên Hợp Quốc, được các quốc gia thành viên áp dụng.
• UK Sanctions List: Danh sách chính thức của Vương quốc Anh về các cá nhân và công ty bị trừng phạt tài chính.
• Danh sách OFAC ngoài SDN (Hoa Kỳ): Lệnh trừng phạt theo ngành của Hoa Kỳ và đối tượng lẩn tránh trừng phạt: một số giao dịch bị cấm, số khác được phép.
• US Consolidated Screening List: Các danh sách hạn chế xuất khẩu của Bộ Thương mại và Bộ Ngoại giao Hoa Kỳ, gồm Entity List và Denied Persons List.
• Danh sách lao động cưỡng bức (UFLPA): Công ty có hàng hóa không được nhập khẩu vào Hoa Kỳ vì lao động cưỡng bức.
• Quốc gia rủi ro cao: Tín hiệu cho các liên hệ ở quốc gia thuộc danh sách đen và xám của FATF (tổ chức quốc tế chống rửa tiền) và ở quốc gia bị cấm vận.
• Các danh sách trừng phạt quốc gia khác: Thụy Sĩ (SECO), Canada và Úc: quan trọng nếu bạn xuất khẩu sang đó.
• Bị loại khỏi mua sắm công: Công ty bị Ngân hàng Thế giới và các ngân hàng phát triển khác loại vì gian lận hoặc tham nhũng, và danh sách SAM các bên bị loại khỏi mua sắm công của Hoa Kỳ.
• Chống rửa tiền của Hoa Kỳ: Các đối tượng bị FinCEN (cơ quan chống rửa tiền của Bộ Tài chính Hoa Kỳ) xác định là "mối lo ngại chính về rửa tiền", ngân hàng Hoa Kỳ không được giao dịch.
• Người có ảnh hưởng chính trị: Người quản lý là chính trị gia hoặc người thân của họ. Nguồn miễn phí chưa đầy đủ nên chỉ ghi là "có thể", không bao giờ là chắc chắn.

Một lưu ý về trách nhiệm

Unicorn Intelligence là công cụ cung cấp thông tin. Chương trình có thể sai: một kết quả có thể là công ty khác có tên tương tự, và một số mối liên hệ không xuất hiện trong nguồn công khai nào. Các kết quả quan trọng luôn cần được xác minh, và trách nhiệm cuối cùng về tuân thủ vẫn thuộc về công ty bạn.

Câu hỏi thường gặp

Làm sao kiểm tra trừng phạt cho CRM của tôi?

Kết nối CRM hoặc tải danh sách lên một công cụ sàng lọc so mọi công ty với các danh sách trừng phạt chính thức mỗi ngày. Với Unicorn Intelligence, lần quét danh bạ đầu tiên miễn phí.

Hỗ trợ những CRM và công cụ nào?

HubSpot trực tiếp, nhiều CRM và ứng dụng khác qua Zapier, Google Sheets và Excel, cùng với tải CSV, dán danh sách và REST API.

Bao lâu nên kiểm tra trừng phạt một lần?

Mỗi ngày. Danh sách trừng phạt thay đổi vào bất kỳ ngày làm việc nào, nên kiểm tra hằng ngày báo cho bạn về mục mới trong vòng một ngày thay vì đợi kỳ rà soát hằng năm.

Có phải xem từng cái tên mỗi ngày không?

Không. Việc kiểm tra chạy tự động và bạn chỉ nhận cảnh báo qua email, Slack hoặc webhook khi có điều mới cần chú ý.

Việc sàng lọc có thể sai không?

Có. Chương trình có thể đánh dấu một tên tương tự hoặc bỏ sót mối liên hệ mà không nguồn công khai nào cho thấy, nên các kết quả quan trọng cần được xác minh và trách nhiệm tuân thủ cuối cùng vẫn thuộc về công ty bạn.

Quét miễn phí kiểm tra những gì?

Mỗi tên được đối chiếu với các danh sách chính thức về trừng phạt, hạn chế xuất khẩu và lao động cưỡng bức, rồi qua thêm năm bước kiểm tra: quốc gia rủi ro cao, các danh sách trừng phạt quốc gia khác, loại khỏi mua sắm công, biện pháp chống rửa tiền của Hoa Kỳ và người có thể có ảnh hưởng chính trị.