Cách kiểm tra một công ty có bị trừng phạt không, từng bước

Bước 1: thu thập đúng các tên

Trước khi tra cứu, hãy thu thập những dữ liệu giúp việc tra cứu đáng tin cậy:

• tên pháp lý đầy đủ và mọi tên thương mại;
• các tên cũ, thường có thể tìm thấy trong sổ đăng ký doanh nghiệp;
• quốc gia thành lập và số đăng ký;
• tên của các cổ đông chính và các giám đốc;
• địa chỉ, hữu ích để phân biệt hai công ty có tên giống nhau.

Chỉ tra theo tên thương mại là sai lầm phổ biến nhất. Các bên bị liệt kê thường xuất hiện dưới tên pháp lý, dưới dạng chuyển tự từ các bảng chữ cái khác hoặc dưới các bí danh do cơ quan chức năng ghi nhận.

Bước 2: tra các danh sách của Hoa Kỳ

Bộ Tài chính Hoa Kỳ, thông qua Office of Foreign Assets Control (Văn phòng Kiểm soát Tài sản Nước ngoài), công bố công cụ Sanctions List Search. Công cụ này bao gồm danh sách Specially Designated Nationals và các danh sách trừng phạt khác của Bộ Tài chính. Bạn có thể đặt điểm khớp tối thiểu: điểm thấp hơn tìm được nhiều biến thể chính tả hơn nhưng cũng nhiều tên chỉ na ná hơn.

Về kiểm soát xuất khẩu, Bộ Thương mại công bố Consolidated Screening List, tập hợp các danh sách của Bộ Thương mại, Bộ Ngoại giao và Bộ Tài chính, trong đó có Entity List. Danh sách này hữu ích khi bạn bán hàng hóa hoặc công nghệ, không chỉ khi bạn chuyển tiền.

Bước 3: tra các danh sách của Liên minh châu Âu và Vương quốc Anh

EU Sanctions Map hiển thị các biện pháp hạn chế của EU theo quốc gia và cho phép tra cứu các cá nhân và tổ chức bị liệt kê. Căn cứ pháp lý luôn là quy định được đăng trên Công báo tại EUR-Lex, được bản đồ dẫn liên kết cho từng chế độ trừng phạt.

Tại Vương quốc Anh, UK Sanctions List do Bộ Ngoại giao, Khối Thịnh vượng chung và Phát triển công bố liệt kê các cá nhân và tổ chức bị chỉ định theo các quy định trừng phạt của Anh. Office of Financial Sanctions Implementation (Văn phòng Thực thi Trừng phạt Tài chính), thuộc Bộ Tài chính Anh, công bố hướng dẫn về trừng phạt tài chính.

Nếu bạn hoạt động ở các nước khác, hãy kiểm tra xem họ có công bố danh sách riêng không: Thụy Sĩ, Canada, Úc và Nhật Bản, cùng một số nước khác, có các biện pháp trừng phạt độc lập.

Bước 4: nhìn xa hơn cái tên

Kết quả sạch cho tên công ty chưa phải là kết thúc việc kiểm tra. Tại Hoa Kỳ, các công ty do một hoặc nhiều người bị phong tỏa sở hữu từ 50% trở lên, trực tiếp hoặc gián tiếp, cũng bị phong tỏa, kể cả khi không xuất hiện trong danh sách nào. Liên minh châu Âu và Vương quốc Anh xem xét quyền sở hữu và quyền kiểm soát. Đó là lý do bạn cũng tra các chủ sở hữu và giám đốc chính.

Khi chuỗi sở hữu đi qua nhiều công ty hoặc nhiều quốc gia, một lần tra đơn giản không đủ để thấy ai thực sự đứng sau đối tác. Khi đó, bước tiếp theo là một báo cáo công ty đầy đủ, kèm các chủ sở hữu hưởng lợi.

Bước 5: đọc kỹ một kết quả có thể trùng khớp

Công cụ tra cứu hiển thị các kết quả có thể trùng khớp, không phải phán quyết. Hãy so sánh thông tin của mục được liệt kê với những gì bạn biết về công ty: quốc gia, địa chỉ, số đăng ký, ngày thành lập, tên các chủ sở hữu. Nếu dữ liệu nhận dạng khác nhau rõ ràng, kết quả trùng khớp có lẽ chỉ là trùng tên. Nếu chúng giống nhau, hoặc bạn không thể xác định, hãy dừng giao dịch và hỏi ý kiến bộ phận tuân thủ hoặc cố vấn pháp lý trước khi tiếp tục.

Bước 6: ghi lại những gì bạn đã làm

Giữ một bản ghi ngắn cho mỗi lần kiểm tra: ngày giờ, công cụ đã dùng, các tên đã tra, các thiết lập như điểm khớp, kết quả và quyết định, kèm tên người ra quyết định. Ảnh chụp màn hình hoặc bản xuất kết quả sẽ hữu ích. Tại Hoa Kỳ, hồ sơ giao dịch thuộc phạm vi quy định trừng phạt phải được lưu giữ 10 năm. Một bản ghi rõ ràng là thứ chứng minh, về sau, rằng bạn đã có một quy trình và đã tuân theo nó.

Danh mục kiểm tra cho mỗi đối tác mới

1. Thu thập tên pháp lý, tên cũ, quốc gia, số đăng ký, chủ sở hữu và giám đốc.
2. Tra Sanctions List Search của Bộ Tài chính Mỹ và Consolidated Screening List.
3. Tra EU Sanctions Map và UK Sanctions List.
4. Lặp lại việc tra cứu cho các chủ sở hữu và giám đốc chính.
5. So sánh dữ liệu nhận dạng cho mọi kết quả có thể trùng khớp.
6. Lưu bản ghi và kiểm tra lại định kỳ, vì danh sách luôn thay đổi.

Giới hạn của kiểm tra thủ công

Tra cứu thủ công hiệu quả với một vài đối tác mới. Việc này trở nên khó duy trì khi bạn phải lặp lại cho hàng trăm khách hàng và nhà cung cấp hiện có, vì mỗi danh sách được cập nhật theo lịch riêng và mỗi lần lặp lại đều phải ghi nhận lại. Đó là lúc phần lớn các công ty chuyển sang kiểm tra tự động.

Vai trò của Unicorn Intelligence

Unicorn Intelligence thực hiện các kiểm tra này cho mọi công ty trong CRM của bạn mỗi ngày và ghi lại từng quyết định; tài khoản mới được tặng 50 $ tín dụng.

Câu hỏi thường gặp

Có cách miễn phí nào để kiểm tra một công ty có bị trừng phạt không?

Có. Sanctions List Search của Bộ Tài chính Mỹ, Consolidated Screening List của Mỹ, EU Sanctions Map và UK Sanctions List là các công cụ chính thức miễn phí.

Chỉ tra tên công ty có đủ không?

Không. Hãy tra cả các tên cũ và các chủ sở hữu, giám đốc chính, vì một công ty do người bị liệt kê sở hữu hoặc kiểm soát có thể bị hạn chế mà bản thân không có trong danh sách.

Tôi nên làm gì nếu công cụ cho thấy một kết quả có thể trùng khớp?

So sánh quốc gia, địa chỉ, số đăng ký và chủ sở hữu với mục được liệt kê. Nếu chúng giống nhau hoặc bạn không thể xác định, hãy dừng giao dịch và hỏi bộ phận tuân thủ hoặc cố vấn pháp lý.

Tôi có cần lưu bản ghi việc kiểm tra không?

Có. Ghi lại ngày, công cụ, các tên đã tra, kết quả và quyết định. Tại Hoa Kỳ, hồ sơ giao dịch thuộc phạm vi quy định trừng phạt phải được lưu giữ 10 năm.