Dương tính giả trong sàng lọc trừng phạt: xử lý kết quả trùng khớp

Vì sao xảy ra dương tính giả

• Tên phổ biến: nhiều cá nhân và công ty có tên giống nhau hoặc dùng những từ rất phổ biến như Trading, Global hay International.
• Chuyển tự: tên từ chữ Ả Rập, Kirin hoặc chữ Hán có thể được viết bằng chữ Latinh theo nhiều cách.
• Dữ liệu không đầy đủ: CRM của bạn có thể chỉ có tên rút gọn, không có quốc gia hay số đăng ký.
• Khớp mờ: các công cụ chủ ý tìm tên tương tự để bắt được các biến thể chính tả dùng để né tránh phát hiện.

Hạ ngưỡng tương đồng giúp giảm cảnh báo nhưng làm tăng nguy cơ bỏ sót kết quả trùng khớp thật. Cách tốt hơn là giữ ngưỡng hợp lý và làm cho việc xem xét nhanh hơn.

Cách xem xét một kết quả trùng khớp

1. Đọc toàn bộ mục được liệt kê. Các mục chính thức thường bao gồm bí danh, địa chỉ, ngày sinh, quốc tịch, số đăng ký và chương trình trừng phạt.
2. So sánh dữ liệu nhận dạng. Kiểm tra quốc gia, địa chỉ, số đăng ký hoặc mã số thuế, ngày thành lập, và với cá nhân là ngày sinh và quốc tịch.
3. Kiểm tra chủ sở hữu và giám đốc. Một công ty mang tên khác vẫn có thể liên quan đến bên bị liệt kê thông qua chủ sở hữu.
4. Quyết định. Nếu dữ liệu chính khác nhau rõ ràng, hãy đóng cảnh báo như một dương tính giả. Nếu chúng trùng khớp, hãy coi đó là một kết quả trùng khớp thật có thể xảy ra. Nếu thiếu dữ liệu, hãy thu thập trước khi quyết định.
5. Chuyển cấp khi có nghi ngờ. Một kết quả trùng khớp thật có thể xảy ra được chuyển đến bộ phận tuân thủ hoặc cố vấn pháp lý, và các khoản thanh toán hoặc giao hàng đang chờ phải tạm dừng.

Giữ việc xem xét ở mức tương xứng. Phần lớn cảnh báo có thể được đóng trong vài phút khi CRM có quốc gia và số đăng ký. Những trường hợp tốn thời gian là khi dữ liệu của chính bạn còn mỏng, đó là lý do chính đáng để cải thiện dữ liệu chứ không phải bỏ qua việc xem xét.

Dữ liệu nào có trọng số lớn nhất

Không phải dữ liệu nào cũng mạnh như nhau. Số đăng ký hoặc ngày sinh khác nhau là lý do mạnh để đóng cảnh báo. Thành phố khác nhau thì yếu hơn, vì công ty có thể chuyển địa điểm và các bên bị liệt kê dùng nhiều địa chỉ. Một tên tương tự cùng quốc gia và lĩnh vực cần được chú ý hơn một tên tương tự ở quốc gia và ngành nghề không liên quan.

Hãy cẩn thận khi đóng cảnh báo chỉ vì tên được viết hơi khác. Biến thể chính tả là một trong những cách phổ biến nhất mà các bên bị liệt kê xuất hiện trong giao dịch.

Với cá nhân, như chủ sở hữu và giám đốc, ngày sinh và quốc tịch thường là dữ liệu hữu ích nhất. Với công ty, số đăng ký và quốc gia thành lập được ưu tiên. Khi chính mục được liệt kê có ít dữ liệu nhận dạng, điều vẫn xảy ra, bạn có thể cần thêm thông tin từ đối tác trước khi quyết định.

Giữ nhật ký quyết định

Mỗi lần xem xét nên để lại một bản ghi gồm:

• tên được sàng lọc và mục được liệt kê mà nó trùng khớp;
• điểm tương đồng hoặc lý do của cảnh báo;
• dữ liệu đã so sánh và nguồn của chúng;
• quyết định, lý do và tên người ra quyết định;
• ngày ra quyết định.

Một nhật ký tốt có hai lợi ích. Nó cho kiểm toán viên, ngân hàng và cơ quan chức năng thấy mỗi cảnh báo đều đã được xem xét. Và nó giúp tránh xem xét lại cùng một trường hợp trùng tên mỗi khi danh sách được cập nhật: nếu không có gì thay đổi trong mục được liệt kê hoặc ở đối tác, quyết định trước đó vẫn còn hiệu lực. Nếu một trong hai thay đổi, cảnh báo cần được xem xét lại.

Giảm dương tính giả mà không bỏ sót kết quả trùng khớp thật

• Thu thập quốc gia và số đăng ký khi tiếp nhận, để mọi cảnh báo có thể được kiểm tra nhanh.
• Sàng lọc tên pháp lý thay vì tên viết tắt hoặc biệt danh nội bộ.
• Dùng cơ chế khớp hiểu được chuyển tự, thứ tự từ và các từ phổ biến trong tên công ty.
• Ghi nhớ quyết định, để một trường hợp trùng tên đã được đóng không quay lại trừ khi có thay đổi.

Khi kết quả trùng khớp là thật

Nếu việc xem xét xác nhận đối tác bị liệt kê, hoặc do một bên bị liệt kê sở hữu hay kiểm soát, các bước sẽ thay đổi: phong tỏa, báo cáo và dừng thanh toán. Hướng dẫn của chúng tôi về việc cần làm nếu khách hàng bị đưa vào danh sách trừng phạt giải thích các bước đó.

Vai trò của Unicorn Intelligence

Unicorn Intelligence giải thích từng kết quả có thể trùng khớp bằng điểm số và lý do, và lưu mọi quyết định trong nhật ký kiểm toán; tài khoản mới được tặng 50 $ tín dụng.

Câu hỏi thường gặp

Dương tính giả trong sàng lọc trừng phạt là gì?

Một cảnh báo về một tên giống một cá nhân hoặc công ty bị liệt kê nhưng, sau khi xem xét, hóa ra là một bên khác.

Làm thế nào để đóng một dương tính giả?

So sánh dữ liệu nhận dạng như quốc gia, địa chỉ, số đăng ký, ngày sinh và chủ sở hữu với mục được liệt kê, sau đó ghi lại quyết định và lý do.

Tôi có nên hạ ngưỡng khớp để có ít cảnh báo hơn không?

Hãy cẩn thận. Độ nhạy thấp hơn giảm cảnh báo nhưng tăng nguy cơ bỏ sót kết quả trùng khớp thật. Dữ liệu tốt hơn và nhật ký quyết định giảm khối lượng công việc an toàn hơn.

Tôi có cần xem xét lại cùng một trường hợp trùng tên không?

Không, nếu không có gì thay đổi trong mục được liệt kê hoặc ở đối tác. Nếu một trong hai thay đổi, hãy xem xét lại và cập nhật bản ghi.

Ai nên quyết định về một kết quả trùng khớp thật có thể xảy ra?

Một người được đào tạo về trừng phạt, thường thuộc bộ phận tuân thủ hoặc pháp chế, có thẩm quyền dừng thanh toán hoặc giao hàng trong khi vụ việc được xem xét.