Falsos positivos en la comprobación de sanciones: cómo gestionar una coincidencia

Por qué se producen los falsos positivos

• Nombres comunes: muchas personas y empresas comparten nombre o palabras muy comunes como Trading, Global o International.
• Transliteración: los nombres en alfabeto árabe, cirílico o chino pueden escribirse en letras latinas de varias maneras.
• Datos parciales: puede que tu CRM solo tenga un nombre abreviado, sin país ni número de registro.
• Coincidencia aproximada: las herramientas buscan nombres parecidos a propósito, para detectar variantes ortográficas usadas para eludir los controles.

Subir el umbral de similitud reduce las alertas, pero aumenta el riesgo de que se escape una coincidencia real. Es mejor mantener un umbral razonable y hacer más rápida la revisión.

Cómo revisar una coincidencia

1. Lee completa la entrada de la lista. Las entradas oficiales suelen incluir alias, direcciones, fechas de nacimiento, nacionalidades, números de registro y el programa de sanciones.
2. Compara los datos identificativos. Revisa país, dirección, número de registro o fiscal, fecha de constitución y, para las personas, fecha de nacimiento y nacionalidad.
3. Revisa propietarios y administradores. Una empresa con otro nombre puede estar vinculada a la parte incluida en la lista a través de sus propietarios.
4. Decide. Si los datos clave difieren claramente, descarta la alerta como falso positivo. Si concuerdan, trátala como una posible coincidencia real. Si faltan datos, reúnelos antes de decidir.
5. Escala en caso de duda. Una posible coincidencia real pasa a cumplimiento o a los asesores legales, y los pagos o entregas pendientes esperan.

Mantén una revisión proporcionada. La mayoría de las alertas se descartan en pocos minutos cuando el CRM contiene el país y el número de registro. Las que requieren tiempo son los casos en que tus propios datos son escasos, lo que es una buena razón para mejorar los datos en vez de saltarse la revisión.

Qué datos pesan más

No todos los datos tienen la misma fuerza. Un número de registro o una fecha de nacimiento distintos son un motivo sólido para descartar una alerta. Una ciudad distinta es un motivo más débil, porque las empresas se trasladan y las partes incluidas en las listas usan varias direcciones. Un nombre parecido con el mismo país y sector merece más atención que un nombre parecido en un país y un negocio sin relación.

Ten cuidado con descartar una alerta solo porque el nombre se escribe de forma ligeramente distinta. Las variantes ortográficas son una de las formas más comunes en que las partes incluidas en las listas aparecen en las operaciones.

Para las personas físicas, como propietarios y administradores, la fecha de nacimiento y la nacionalidad suelen ser los datos más útiles. Para las empresas, lo primero son el número de registro y el país de constitución. Cuando la propia entrada de la lista tiene pocos datos identificativos, cosa que ocurre, puede que necesites información adicional de la contraparte antes de decidir.

Lleva un registro de decisiones

Cada revisión debe dejar un registro con:

• el nombre comprobado y la entrada de la lista con la que coincidió;
• la puntuación de similitud o el motivo de la alerta;
• los datos comparados y sus fuentes;
• la decisión, el motivo y el nombre de la persona que decidió;
• la fecha de la decisión.

Un buen registro tiene dos ventajas. Demuestra a auditores, bancos y autoridades que cada alerta se examinó. Y evita revisar el mismo homónimo cada vez que se actualiza la lista: si no ha cambiado nada en la entrada de la lista ni en tu contraparte, la decisión anterior sigue siendo válida. Si cambia cualquiera de las dos, la alerta debe revisarse de nuevo.

Reducir los falsos positivos sin perder coincidencias reales

• Reúne el país y el número de registro al alta, para poder revisar cada alerta con rapidez.
• Comprueba las denominaciones legales en lugar de abreviaturas o apodos internos.
• Usa una coincidencia que entienda la transliteración, el orden de las palabras y las palabras habituales en los nombres de empresa.
• Recuerda las decisiones, para que un homónimo descartado no vuelva salvo que algo cambie.

Cuando la coincidencia es real

Si la revisión confirma que la contraparte está en la lista, o es propiedad o está bajo el control de una parte incluida en ella, los pasos cambian: congelar, comunicar y detener los pagos. Nuestra guía sobre qué hacer si un cliente entra en una lista de sanciones los explica.

Dónde encaja Unicorn Intelligence

Unicorn Intelligence explica cada posible coincidencia con una puntuación y unos motivos y guarda cada decisión en un registro de auditoría; las cuentas nuevas reciben un crédito de 50 $.

Preguntas frecuentes

¿Qué es un falso positivo en la comprobación de sanciones?

Una alerta sobre un nombre parecido al de una persona o empresa de la lista que, tras la revisión, resulta ser otra parte.

¿Cómo descarto un falso positivo?

Compara con la entrada de la lista datos identificativos como el país, la dirección, el número de registro, la fecha de nacimiento y los propietarios, y luego registra la decisión y el motivo.

¿Debo bajar la sensibilidad de la coincidencia para recibir menos alertas?

Con cuidado. Una sensibilidad menor reduce las alertas, pero aumenta el riesgo de que se escape una coincidencia real. Unos datos mejores y un registro de decisiones reducen la carga de trabajo de forma más segura.

¿Tengo que revisar de nuevo el mismo homónimo?

No, si no ha cambiado nada en la entrada de la lista ni en tu contraparte. Si cambia cualquiera de las dos, revísalo de nuevo y actualiza el registro.

¿Quién debe decidir sobre una posible coincidencia real?

Una persona con formación en sanciones, normalmente de cumplimiento o del área legal, y con autoridad para detener pagos o entregas mientras se revisa el caso.