CRMの制裁チェックは手作業か自動か：公正な比較

手作業の確認に含まれる作業

手作業の確認とは、通常、CRMから顧客と仕入先をエクスポートし、各名前を米国財務省のSanctions List Search、Consolidated Screening List、EU Sanctions Map、UK Sanctions Listで検索し、一致の可能性があるものを確認し、結果の記録を保存することを意味します。各手順は、ガイド企業が制裁対象かどうかを確認する方法で説明しています。

時間を見積もるには、記録も含めて10件の名前で確認を行い、時間を計ります。それに名前の数と、1年間に繰り返す必要がある回数を掛けます。その数字が、手作業という選択肢の実際のコストです。

手作業の確認がうまく機能する場合

• 取引先が少数で、その多くが低リスクの国にある
• 毎月の新規顧客や新規仕入先が少ない
• 時間と研修を受けた担当者がいて、その人が手順を担っている
• 銀行、監査人、顧客から、頻繁で記録に残るスクリーニングを求められていない

このような場合は、確認を繰り返して記録する限り、無料の公式ツールで十分なことが多いです。鍵となるのは規律です。カレンダーのリマインダー、決まったツールの一覧、記録用の簡単なテンプレートです。

手作業の確認がリスクになる場合

• 頻度：リストは年間を通じて変わり、手作業の完全な確認を頻繁に繰り返すのはまず続きません。
• 名前の表記ゆれ：正確な名前での検索では、翻字や綴りの違いを見逃すことがあります。
• 所有者：所有者と取締役を確認すると、検索の回数が何倍にも増えます。
• 記録：スクリーンショットやスプレッドシートは、紛失したり不完全なままになったりしがちです。
• 人：手順が一人に依存し、その人が不在や多忙のときには止まってしまいます。

自動チェックに含まれる作業

自動チェックでは、CRMまたはスプレッドシートのリストをソフトウェアにつなぎ、ソフトウェアがすべての名前を最新の公式リストと照合し、リストが変わるたびに照合を繰り返し、確認すべきことがあるときだけアラートを送ります。各アラートについての判断はログに記録されます。

知っておくべき限界もあります。ソフトウェアは似ているだけの名前を検出することがあり、どの公開情報にも表れないつながりを見逃すことがあり、CRMのデータの質に左右され、費用もかかります。何より、判断を代わりに下してはくれません。一致を確認する人は依然として必要です。

選択肢を比べるときは、実際的な問いに注目してください。どのリストを対象とし、更新がどれだけ早く反映されるか、所有者と取締役も確認するか、一致をどう説明するか、同名の別人が再び現れないよう判断を記憶するか、監査のために記録をどれだけ簡単にエクスポートできるか、という点です。

並べて比較

選び方

1. 有効な顧客と仕入先の数と、毎月何件追加しているかを数える。
2. リスクと、銀行や顧客の期待に基づいて、どのくらいの頻度で確認すべきかを決める。
3. 10件の名前で手作業の確認の時間を計り、1年分に換算する。
4. その時間と、確認と確認の間に生じる漏れのリスクを、ソフトウェアの費用と比べる。
5. どちらを選ぶ場合でも、誰が一致を確認し、判断をどう記録するかを決める。

多くの企業は最終的に組み合わせを採用します。CRMの毎日の自動チェックと、公式ツールを使った一致の可能性ごとの手作業による確認です。

Unicorn Intelligenceの役割

Unicorn Intelligenceは、HubSpot、Zapier、Google Sheets、Excelと連携し、すべての企業を毎日確認します。新規アカウントには50 ドル分のクレジットを進呈します。

よくある質問

手作業による制裁チェックは認められますか？

取引先が少数であれば、公式ツールを使い、定期的に繰り返し、記録している限り、認められることがあります。リストが増えるにつれて続けるのは難しくなります。

手作業の確認にはどのくらい時間がかかりますか？

名前の数、リスト、残す記録によります。10件の名前で確認の時間を計り、それに自社のリストの規模と繰り返す頻度を掛けてください。

自動チェックはコンプライアンスチームの代わりになりますか？

いいえ。照合を繰り返して記録しますが、一致の可能性を確認して最終判断を下すのは、依然として人です。

自動チェックのリスクは何ですか？

ソフトウェアは同名の別人を検出したり、どの公開情報にも表れないつながりを見逃したりすることがあり、CRMのデータの質に左右されます。一致には常に人による確認が必要です。

手作業と自動のチェックを組み合わせられますか？

はい。多くの企業は、CRMの毎日の自動チェックを使い、その後、一致の可能性ごとに公式ツールで手作業の確認を行っています。