Screening beim Onboarding oder laufendes Screening?

Was das Screening beim Onboarding gut kann

Eine Prüfung vor dem ersten Vertrag hat echten Wert. Sie verhindert, dass du eine Beziehung mit einer bereits gelisteten Partei beginnst, sie lässt sich leicht in den Freigabeprozess einbauen und sie schafft eine erste Dokumentation der Sorgfaltsprüfung. Sie ist auch der richtige Moment, die Daten zu sammeln, die spätere Prüfungen zuverlässig machen: rechtlicher Name, Registernummer, Eigentümer und Geschäftsführer.

Beim Onboarding ist der Geschäftspartner auch am ehesten bereit, Informationen zu teilen. Nach der Vertragsunterzeichnung wird es schwieriger, Eigentumsunterlagen oder Registerangaben anzufordern. Wenn du sie am Anfang sammelst und im CRM beim Firmendatensatz speicherst, wird jede spätere Prüfung schneller und zuverlässiger, weil jede neue Warnung mit Daten verglichen werden kann, die du bereits hast.

Warum das nicht reicht

Sanktionslisten sind lebende Dokumente. Das US-Finanzministerium veröffentlicht Änderungen seiner Listen über recent actions, die Europäische Union ändert ihre Verordnungen im Amtsblatt der EU, und das Vereinigte Königreich aktualisiert die UK Sanctions List. Neue Listungen können an jedem Werktag kommen, und in Zeiten internationaler Spannungen werden Pakete mit Hunderten von Namen auf einmal hinzugefügt.

Es gibt auch andere Änderungen. Firmen wechseln den Eigentümer, und ein neuer Eigentümer kann gelistet sein. Namen werden korrigiert oder Aliasnamen zu bestehenden Einträgen hinzugefügt. Jede dieser Änderungen kann einen sauberen Geschäftspartner zu einem beschränkten machen, ohne dass in deiner Beziehung etwas passiert.

Banken wissen das, deshalb prüfen sie jede Zahlung und nicht nur jeden neuen Kunden. Wenn deine Bank eine Überweisung stoppt, weil der Empfänger letzten Monat gelistet wurde, ist ihre nächste Frage einfach: Wann hast du diesen Kunden zuletzt geprüft? Eine aktuelle, dokumentierte Prüfung ist die stärkste Antwort, die du geben kannst.

Was laufendes Screening bedeutet

Laufendes Screening bedeutet, deine bestehenden Kunden und Lieferanten in regelmäßigen Abständen gegen die aktuellen Listen zu prüfen, und auf jeden Fall immer dann, wenn sich die Listen ändern. In der Praxis gibt es zwei Wege, das zu organisieren:

• Periodisches erneutes Screening: Der gesamte Bestand wird in festen Abständen erneut geprüft, zum Beispiel jeden Monat oder jedes Quartal.
• Ereignisgesteuertes Screening: Jede Listenaktualisierung löst einen neuen Abgleich des gesamten Bestands aus, sodass eine neue Listung noch am selben Tag gefunden wird.

Je länger das Intervall, desto länger kann eine neue Listung unbemerkt bleiben. Zahlungen, Lieferungen und Verträge in der Zwischenzeit können alle als Geschäfte mit einer gelisteten Partei gelten.

Die beiden Ansätze im Vergleich

So organisierst du laufendes Screening

1. Führe eine saubere Liste aller aktiven Kunden und Lieferanten, mit den beim Onboarding gesammelten Identifikationsdaten.
2. Lege die Häufigkeit nach deinem Risiko fest: täglich bei internationalem Handel oder sensiblen Branchen, nie seltener, als deine Bank oder Aufsichtsbehörde erwartet.
3. Prüfe Eigentümer und Geschäftsführer, nicht nur Firmennamen.
4. Lege fest, wer Warnungen prüft und innerhalb welcher Zeit.
5. Dokumentiere jedes Ergebnis und jede Entscheidung, auch die, bei denen nichts gefunden wurde.

Das Schwierigste ist nicht der erste Durchlauf, sondern die Wiederholung. Ein Prozess, der davon abhängt, dass jemand daran denkt, die Liste zu exportieren und erneut zu durchsuchen, gerät in arbeitsreichen Wochen leicht ins Stocken, und genau dann werden oft neue Listungen veröffentlicht.

Was passiert, wenn ein Treffer erscheint

Ein neuer möglicher Treffer bei einem bestehenden Kunden erfordert eine schnelle Entscheidung: die Identifikationsdaten prüfen, ausstehende Zahlungen oder Lieferungen stoppen, wenn der Treffer echt aussieht, und die Meldevorschriften der zuständigen Behörde befolgen. Unser Leitfaden dazu, was zu tun ist, wenn ein Kunde auf eine Sanktionsliste gesetzt wird, beschreibt diese Schritte.

Wo Unicorn Intelligence ins Spiel kommt

Unicorn Intelligence gleicht jede Firma in deinem CRM jeden Tag mit den offiziellen Listen ab und warnt dich nur, wenn sich etwas ändert; neue Konten erhalten 50 $ Guthaben.

Häufige Fragen

Reicht eine Sanktionsprüfung beim Onboarding?

Nein. Sie gilt nur für den Tag, an dem sie durchgeführt wird. Die Listen ändern sich das ganze Jahr, deshalb müssen bestehende Kunden und Lieferanten erneut geprüft werden.

Wie oft ändern sich Sanktionslisten?

Behörden können an jedem Werktag Namen hinzufügen oder streichen. In Zeiten internationaler Spannungen werden große Pakete von Namen auf einmal hinzugefügt.

Wie oft sollte ich meine Kunden erneut prüfen?

Das hängt von deinem Risiko ab. Unternehmen im internationalen Handel oder in sensiblen Branchen prüfen oft täglich; in jedem Fall sollte das Intervall dem entsprechen, was deine Bank oder Aufsichtsbehörde erwartet.

Sollte ich Prüfungen ohne Ergebnis dokumentieren?

Ja. Eine Dokumentation sauberer Ergebnisse zeigt, dass der Prozess regelmäßig lief, und das ist genauso wichtig wie die Dokumentation der Treffer.

Muss ich auch die Eigentümer erneut prüfen?

Ja. Eigentümer wechseln, und ein neuer Eigentümer kann gelistet sein. Laufendes Screening sollte neben den Firmennamen auch die wichtigsten Eigentümer und Geschäftsführer abdecken.