So prüfst du Schritt für Schritt, ob eine Firma sanktioniert ist

Schritt 1: die richtigen Namen sammeln

Sammle vor der Suche die Daten, die eine Suche zuverlässig machen:

• den vollständigen rechtlichen Namen und alle Handelsnamen;
• frühere Namen, die du oft im Handelsregister findest;
• das Gründungsland und die Registernummer;
• die Namen der wichtigsten Gesellschafter und der Geschäftsführer;
• die Adresse, hilfreich, um zwei Firmen mit ähnlichen Namen zu unterscheiden.

Eine Suche nur nach dem Handelsnamen ist der häufigste Fehler. Gelistete Parteien erscheinen oft unter ihrem rechtlichen Namen, unter Transliterationen aus anderen Alphabeten oder unter Aliasnamen, die die Behörde erfasst hat.

Schritt 2: die Listen der Vereinigten Staaten durchsuchen

Das US-Finanzministerium veröffentlicht über sein Office of Foreign Assets Control das Tool Sanctions List Search. Es umfasst die Specially Designated Nationals List und die übrigen Sanktionslisten des Treasury. Du kannst einen Mindest-Übereinstimmungswert festlegen: Ein niedrigerer Wert findet mehr Schreibvarianten, aber auch mehr Namen, die nur ähnlich sind.

Für Exportkontrollen veröffentlicht das Handelsministerium die Consolidated Screening List, die Listen des Handels-, Außen- und Finanzministeriums zusammenführt, darunter die Entity List. Sie ist nützlich, wenn du Waren oder Technologie verkaufst, nicht nur wenn du Geld bewegst.

Schritt 3: die Listen der Europäischen Union und des Vereinigten Königreichs durchsuchen

Die EU Sanctions Map zeigt die restriktiven Maßnahmen der EU nach Ländern und ermöglicht die Suche nach gelisteten Personen und Organisationen. Rechtlich maßgeblich ist immer die im Amtsblatt der EU auf EUR-Lex veröffentlichte Verordnung, die die Karte für jedes Sanktionsregime verlinkt.

Im Vereinigten Königreich führt die vom Foreign, Commonwealth and Development Office veröffentlichte UK Sanctions List die nach britischen Sanktionsverordnungen benannten Personen und Organisationen auf. Das Office of Financial Sanctions Implementation, Teil von HM Treasury, veröffentlicht Leitlinien zu Finanzsanktionen.

Wenn du in anderen Ländern tätig bist, prüfe, ob sie eigene Listen veröffentlichen: Unter anderem die Schweiz, Kanada, Australien und Japan haben eigenständige Sanktionen.

Schritt 4: über den Namen hinausschauen

Ein sauberes Ergebnis für den Firmennamen ist nicht das Ende der Prüfung. In den Vereinigten Staaten sind Firmen, die direkt oder indirekt zu 50 % oder mehr einer oder mehreren gesperrten Personen gehören, selbst gesperrt, auch wenn sie auf keiner Liste stehen. Die Europäische Union und das Vereinigte Königreich betrachten Eigentum und Kontrolle. Deshalb suchst du auch nach den wichtigsten Eigentümern und Geschäftsführern.

Wenn die Eigentümerkette über mehrere Firmen oder Länder läuft, reicht eine einfache Suche nicht, um zu sehen, wer wirklich hinter dem Geschäftspartner steht. Dann ist ein vollständiger Firmenbericht mit den wirtschaftlich Berechtigten der nächste Schritt.

Schritt 5: einen möglichen Treffer sorgfältig lesen

Suchtools zeigen mögliche Treffer, keine Urteile. Vergleiche die Angaben des gelisteten Eintrags mit dem, was du über die Firma weißt: Land, Adresse, Registernummer, Gründungsdatum, Namen der Eigentümer. Wenn die Identifikationsdaten klar abweichen, ist der Treffer wahrscheinlich ein Namensvetter. Wenn sie übereinstimmen oder du es nicht sagen kannst, stoppe die Transaktion und frage deine Compliance- oder Rechtsberater, bevor du weitermachst.

Schritt 6: dokumentieren, was du getan hast

Halte für jede Prüfung eine kurze Dokumentation fest: Datum und Uhrzeit, verwendetes Tool, gesuchte Namen, Einstellungen wie den Übereinstimmungswert, Ergebnis und Entscheidung, mit dem Namen der Person, die entschieden hat. Ein Screenshot oder ein Export der Ergebnisse hilft. In den Vereinigten Staaten müssen Aufzeichnungen über Transaktionen, die Sanktionsvorschriften unterliegen, 10 Jahre aufbewahrt werden. Eine klare Dokumentation zeigt später, dass du einen Prozess hattest und ihn befolgt hast.

Checkliste für jeden neuen Geschäftspartner

1. Rechtlichen Namen, frühere Namen, Land, Registernummer, Eigentümer und Geschäftsführer sammeln.
2. In der US Treasury Sanctions List Search und der Consolidated Screening List suchen.
3. In der EU Sanctions Map und der UK Sanctions List suchen.
4. Die Suchen für die wichtigsten Eigentümer und Geschäftsführer wiederholen.
5. Bei jedem möglichen Treffer die Identifikationsdaten vergleichen.
6. Die Dokumentation speichern und die Prüfung regelmäßig wiederholen, weil sich die Listen ändern.

Die Grenzen manueller Prüfungen

Manuelle Suchen funktionieren gut für wenige neue Geschäftspartner. Schwer durchzuhalten werden sie, wenn du sie für Hunderte bestehender Kunden und Lieferanten wiederholen musst, weil jede Liste nach ihrem eigenen Zeitplan aktualisiert wird und jede Wiederholung erneut dokumentiert werden muss. An diesem Punkt wechseln die meisten Unternehmen zu einer automatischen Prüfung.

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Häufige Fragen

Gibt es eine kostenlose Möglichkeit zu prüfen, ob eine Firma sanktioniert ist?

Ja. Die US Treasury Sanctions List Search, die US Consolidated Screening List, die EU Sanctions Map und die UK Sanctions List sind kostenlose offizielle Tools.

Reicht es, den Firmennamen zu suchen?

Nein. Suche auch frühere Namen sowie die wichtigsten Eigentümer und Geschäftsführer, denn eine Firma, die gelisteten Personen gehört oder von ihnen kontrolliert wird, kann Beschränkungen unterliegen, ohne selbst gelistet zu sein.

Was soll ich tun, wenn das Tool einen möglichen Treffer zeigt?

Vergleiche Land, Adresse, Registernummer und Eigentümer mit dem gelisteten Eintrag. Wenn sie übereinstimmen oder du es nicht sagen kannst, stoppe die Transaktion und frage deine Compliance- oder Rechtsberater.

Muss ich die Prüfung dokumentieren?

Ja. Dokumentiere Datum, Tool, gesuchte Namen, Ergebnis und Entscheidung. In den Vereinigten Staaten müssen Aufzeichnungen über Transaktionen, die Sanktionsvorschriften unterliegen, 10 Jahre aufbewahrt werden.