Manuelle oder automatische Sanktionsprüfung im CRM: ein ehrlicher Vergleich

Was eine manuelle Prüfung umfasst

Eine manuelle Prüfung bedeutet meist: Kunden und Lieferanten aus dem CRM exportieren, jeden Namen in der US Treasury Sanctions List Search, der Consolidated Screening List, der EU Sanctions Map und der UK Sanctions List suchen, jeden möglichen Treffer prüfen und eine Dokumentation des Ergebnisses speichern. Unser Leitfaden dazu, wie du prüfst, ob eine Firma sanktioniert ist, beschreibt jeden Schritt.

Um die Zeit zu schätzen, führe die Prüfung für zehn Namen durch und stoppe die Zeit, einschließlich der Dokumentation. Multipliziere mit der Zahl der Namen und damit, wie oft du sie im Jahr wiederholen musst. Diese Zahl sind die echten Kosten der manuellen Option.

Wo manuelle Prüfungen gut funktionieren

• eine kleine Zahl von Geschäftspartnern, überwiegend in Ländern mit geringem Risiko;
• wenige neue Kunden oder Lieferanten pro Monat;
• eine Person mit Zeit und Schulung, die für den Prozess verantwortlich ist;
• keine Anforderung von Banken, Prüfern oder Kunden nach häufigem, dokumentiertem Screening.

In diesen Fällen reichen die kostenlosen offiziellen Tools oft aus, solange die Prüfungen wiederholt und dokumentiert werden. Entscheidend ist Disziplin: eine Kalendererinnerung, eine feste Liste von Tools und eine einfache Vorlage für die Dokumentation.

Wo manuelle Prüfungen riskant werden

• Häufigkeit: Die Listen ändern sich das ganze Jahr, und eine vollständige manuelle Prüfung oft zu wiederholen ist selten durchzuhalten.
• Namensvarianten: Eine Suche nach dem exakten Namen kann Transliterationen und Schreibvarianten übersehen.
• Eigentümer: Die Prüfung von Eigentümern und Geschäftsführern vervielfacht die Zahl der Suchen.
• Dokumentation: Screenshots und Tabellen gehen leicht verloren oder bleiben unvollständig.
• Personen: Der Prozess hängt von einer Person ab und steht still, wenn diese abwesend oder ausgelastet ist.

Was eine automatische Prüfung umfasst

Eine automatische Prüfung verbindet das CRM oder eine Liste aus einer Tabelle mit einer Software, die jeden Namen mit den aktuellen offiziellen Listen abgleicht, den Abgleich bei jeder Listenänderung wiederholt und nur dann eine Warnung sendet, wenn es etwas zu prüfen gibt. Die zu jeder Warnung getroffenen Entscheidungen werden in einem Protokoll festgehalten.

Sie hat auch Grenzen, die man kennen sollte: Die Software kann Namen markieren, die nur ähnlich sind, sie kann Verbindungen übersehen, die keine öffentliche Quelle zeigt, sie hängt von der Qualität der Daten in deinem CRM ab, und sie kostet Geld. Vor allem entscheidet sie nicht für dich: Eine Person muss die Treffer weiterhin prüfen.

Achte beim Vergleich von Optionen auf praktische Fragen: welche Listen abgedeckt sind und wie schnell Aktualisierungen ankommen, ob Eigentümer und Geschäftsführer geprüft werden, wie Treffer erklärt werden, ob Entscheidungen gespeichert werden, damit Namensvettern nicht wiederkommen, und wie einfach du die Dokumentation für ein Audit exportieren kannst.

Im direkten Vergleich

So triffst du die Wahl

1. Zähle die aktiven Kunden und Lieferanten und wie viele du pro Monat hinzufügst.
2. Lege fest, wie oft sie geprüft werden müssen, nach deinem Risiko und danach, was Banken und Kunden erwarten.
3. Stoppe die Zeit einer manuellen Prüfung für zehn Namen und rechne sie auf ein Jahr hoch.
4. Vergleiche diese Zeit und das Risiko von Lücken zwischen den Prüfungen mit den Kosten einer Software.
5. Lege in jedem Fall fest, wer Treffer prüft und wie Entscheidungen dokumentiert werden.

Viele Unternehmen landen bei einer Mischung: automatische tägliche Prüfungen des CRM mit einer manuellen Prüfung jedes möglichen Treffers über die offiziellen Tools.

Wo Unicorn Intelligence ins Spiel kommt

Unicorn Intelligence verbindet sich mit HubSpot, Zapier, Google Sheets oder Excel und prüft jede Firma täglich; neue Konten erhalten 50 $ Guthaben.

Häufige Fragen

Ist eine manuelle Sanktionsprüfung akzeptabel?

Sie kann es sein, bei einer kleinen Zahl von Geschäftspartnern, wenn sie mit den offiziellen Tools erfolgt, regelmäßig wiederholt und dokumentiert wird. Mit wachsender Liste wird sie schwer durchzuhalten.

Wie lange dauert eine manuelle Prüfung?

Das hängt von der Zahl der Namen, den Listen und der Dokumentation ab, die du führst. Stoppe die Zeit einer Prüfung für zehn Namen und multipliziere sie mit deiner Liste und damit, wie oft du sie wiederholst.

Ersetzt eine automatische Prüfung das Compliance-Team?

Nein. Sie wiederholt den Abgleich und dokumentiert ihn, aber eine Person prüft weiterhin mögliche Treffer und trifft die endgültige Entscheidung.

Welche Risiken haben automatische Prüfungen?

Software kann Namensvettern markieren, Verbindungen übersehen, die keine öffentliche Quelle zeigt, und hängt von der Qualität der CRM-Daten ab. Treffer brauchen immer eine menschliche Prüfung.

Kann ich manuelle und automatische Prüfungen kombinieren?

Ja. Viele Unternehmen nutzen automatische tägliche Prüfungen des CRM und prüfen dann jeden möglichen Treffer von Hand mit den offiziellen Tools.