Sanktionsprüfung im CRM: jede Firma täglich prüfen

Warum das CRM auf Sanktionen prüfen?

Dein CRM enthält schon die Liste, auf die es ankommt: Kunden, Interessenten, Händler, Lieferanten und Partner, mit Namen, Ländern und Websites. Es ist auch die Liste, mit der Vertrieb und Buchhaltung jeden Tag Angebote schicken, Verträge unterschreiben und Rechnungen stellen. Wenn du direkt dort prüfst, deckt die Prüfung genau die Firmen ab, mit denen du gleich Geschäfte machst.

Die Alternative ist meist eine Tabelle, die einmal im Jahr exportiert und von Hand durchsucht wird. Das ist langsam, niemand macht es gern, und Namen, die anders geschrieben oder transliteriert sind als in der Liste, rutschen durch. Bis zur nächsten Prüfung hat der Kunde, der im Februar gelistet wurde, schon drei Lieferungen bekommen.

Reicht eine einmalige Sanktionsprüfung?

Nein. Behörden beschließen neue Maßnahmen, wann immer die Lage es verlangt, und die Listen werden an jedem Werktag aktualisiert: Namen kommen hinzu, Aliasnamen und Adressen ändern sich, manche Einträge werden gestrichen. Eine Prüfung beim Onboarding beweist nur, dass ein Kunde an diesem Tag sauber war, mehr nicht.

In mehreren Ländern können Strafen auch dann gelten, wenn ein Unternehmen nicht wusste, dass es mit einer gelisteten Partei zu tun hatte. Die Zeit zwischen zwei Prüfungen ist also ein echtes Risiko, und der günstigste Weg, sie zu schließen, ist eine automatische, tägliche Prüfung. Mehr dazu, was auf dem Spiel steht, liest du im Artikel über Geschäfte mit einer sanktionierten Firma.

So prüfst du dein CRM Schritt für Schritt auf Sanktionen

1. Melde dich bei Unicorn Intelligence an mit deiner geschäftlichen E-Mail oder einem Google- oder Apple-Konto. Keine Karte nötig, und du bekommst 50 $ Guthaben geschenkt.
2. Verbinde HubSpot direkt, binde andere CRMs und Apps über Zapier an, oder arbeite mit Google Sheets oder Excel. Du kannst auch eine CSV-Datei hochladen oder eine Liste einfügen.
3. Starte den kostenlosen Scan deiner Kontakte: Er zeigt dir, wie viele mögliche Treffer deine Liste enthält, bevor du etwas ausgibst.
4. Schalte die tägliche Überwachung für die Firmen ein, die du verfolgen willst. Neue Datensätze im CRM werden automatisch übernommen.
5. Wähle deine Benachrichtigungen: eine E-Mail pro neuem Treffer oder eine tägliche Zusammenfassung, eine Nachricht in einem Slack-Kanal oder einen signierten Webhook für deine eigenen Systeme.
6. Prüfe jeden Treffer, bestätige oder verwirf ihn mit einer Notiz, und exportiere das Prüfprotokoll, wann immer ein Prüfer, eine Bank oder ein großer Kunde danach fragt.

Welche Sanktionslisten werden geprüft?

Wir veröffentlichen nur die Listen, die wirklich in der Screening-Engine geladen sind, mit Aktualisierungsdatum und Anzahl der Einträge. Die Tabelle unten wird live aus der Engine gelesen und ist daher immer aktuell:

Heute geladene Screening-Listen

Wo offene offizielle Quellen existieren, prüft der Dienst auch politisch exponierte Personen und Insolvenzregister und sucht negative Nachrichten in 16 Sprachen. Jede Quelle erscheint auf der Statusseite erst, wenn sie geladen ist.

Wie sieht ein guter täglicher Prüfprozess aus?

Wer im Unternehmen sollte es nutzen?

Screening funktioniert am besten dort, wo Entscheidungen fallen. Der Vertrieb sieht einen Hinweis, bevor er einen Vertrag schickt. Die Buchhaltung sieht ihn, bevor sie eine Zahlung freigibt oder eine aus dem Ausland annimmt. Der Einkauf sieht ihn beim Anlegen eines Lieferanten. Compliance oder Rechtsabteilung prüfen die Treffer und entscheiden. Weil Hinweise in einen gemeinsamen Slack-Kanal dieser Teams gehen können, muss niemand daran denken, ein Dashboard zu öffnen.

Große Kunden und Banken fragen ihre Lieferanten immer öfter, wie sie auf Sanktionen prüfen. Ein dokumentierter täglicher Prozess, der mit deinem CRM verbunden ist, ist eine einfache, glaubwürdige Antwort.

Was umfasst die Prüfung?

Jeder Name durchläuft diese Prüfungen, immer abgestimmt mit der Screening-Engine:

Jeder Name durchläuft alle diese Prüfungen, kostenlos. Vor der Überwachung sehen Sie nur die Zahlen; mit der Überwachung zeigt jeder Name, welche Prüfung angeschlagen hat, mit Quelle, Liste, Datum und Ähnlichkeit.

• OFAC SDN Liste (USA): Personen und Unternehmen, deren Vermögen vom US-Finanzministerium gesperrt ist: jedes Geschäft ist verboten.
• EU-Finanzsanktionen: Die konsolidierte Liste der Personen und Unternehmen, deren Vermögen in der Europäischen Union eingefroren ist.
• UN-Sicherheitsrat: Die konsolidierte Liste des Sicherheitsrats der Vereinten Nationen, von den Mitgliedstaaten angewandt.
• UK Sanctions List: Die offizielle Liste des Vereinigten Königreichs der Personen und Unternehmen unter Finanzsanktionen.
• OFAC Listen außerhalb der SDN (USA): Sektorale US-Sanktionen und Sanktionsumgeher: manche Geschäfte verboten, andere erlaubt.
• US Consolidated Screening List: Die Exportbeschränkungslisten des US-Handels- und Außenministeriums, darunter die Entity List und die Denied Persons List.
• Zwangsarbeitsliste (UFLPA): Unternehmen, deren Waren wegen Zwangsarbeit nicht in die USA eingeführt werden dürfen.
• Hochrisikoländer: Ein Hinweis für Kontakte in Ländern der schwarzen und grauen Liste der FATF (internationales Gremium gegen Geldwäsche) und in Ländern unter Embargo.
• Weitere nationale Sanktionslisten: Schweiz (SECO), Kanada und Australien: wichtig, wenn Sie dorthin exportieren.
• Ausschluss von öffentlichen Aufträgen: Von der Weltbank und anderen Entwicklungsbanken wegen Betrug oder Korruption ausgeschlossene Unternehmen sowie die SAM-Liste der von US-Aufträgen Ausgeschlossenen.
• US-Geldwäschebekämpfung: Von FinCEN (Geldwäschebehörde des US-Finanzministeriums) als „vorrangiges Geldwäscherisiko“ benannte Stellen, mit denen US-Banken nicht arbeiten dürfen.
• Politisch exponierte Personen: Geschäftsführer, die Politiker oder deren Angehörige sind. Kostenlose Quellen sind unvollständig, daher als „möglich“ angezeigt, nie als Gewissheit.

Ein Hinweis zur Verantwortung

Unicorn Intelligence ist ein Informationswerkzeug. Das Programm kann Fehler machen: Ein Treffer kann eine andere Firma mit ähnlichem Namen sein, und manche Verbindungen tauchen in keiner öffentlichen Quelle auf. Wichtige Treffer sollten immer überprüft werden, und die letzte Verantwortung für die Compliance bleibt bei deinem Unternehmen.

Häufige Fragen

Wie prüfe ich mein CRM auf Sanktionen?

Verbinde das CRM oder lade deine Liste in ein Screening-Tool, das jede Firma jeden Tag mit den offiziellen Sanktionslisten abgleicht. Bei Unicorn Intelligence ist der erste Scan deiner Kontakte kostenlos.

Welche CRMs und Tools werden unterstützt?

HubSpot direkt, viele andere CRMs und Apps über Zapier, Google Sheets und Excel, dazu CSV-Upload, Einfügen und eine REST-API.

Wie oft sollte eine Sanktionsprüfung laufen?

Jeden Tag. Sanktionslisten ändern sich an jedem Werktag, deshalb erfährst du bei täglicher Prüfung innerhalb eines Tages von einer neuen Listung statt erst bei der nächsten Jahresprüfung.

Müssen wir jeden Namen jeden Tag durchsehen?

Nein. Die Prüfung läuft automatisch, und du wirst per E-Mail, Slack oder Webhook nur benachrichtigt, wenn etwas Neues deine Aufmerksamkeit braucht.

Kann das Screening Fehler machen?

Ja. Das Programm kann einen ähnlichen Namen melden oder eine Verbindung übersehen, die keine öffentliche Quelle zeigt, deshalb sollten wichtige Treffer überprüft werden, und die letzte Verantwortung für die Compliance bleibt bei deinem Unternehmen.

Was prüft der kostenlose Scan?

Jeder Name wird mit offiziellen Sanktions-, Exportbeschränkungs- und Zwangsarbeitslisten abgeglichen und durchläuft fünf weitere Prüfungen: Hochrisikoländer, weitere nationale Sanktionslisten, Ausschluss von öffentlichen Aufträgen, US-Geldwäschebekämpfung und mögliche politisch exponierte Personen.