Pemeriksaan sanksi CRM manual atau otomatis: perbandingan jujur

Apa saja pemeriksaan manual

Pemeriksaan manual biasanya berarti: mengekspor pelanggan dan pemasok dari CRM, mencari setiap nama di US Treasury Sanctions List Search, Consolidated Screening List, EU Sanctions Map, dan UK Sanctions List, meninjau setiap kemungkinan kecocokan, dan menyimpan catatan hasilnya. Panduan kami tentang cara mengecek apakah perusahaan terkena sanksi menjelaskan setiap langkahnya.

Untuk memperkirakan waktunya, jalankan pemeriksaan pada sepuluh nama dan ukur waktunya, termasuk pencatatan. Kalikan dengan jumlah nama dan dengan seberapa sering kamu perlu mengulanginya dalam setahun. Angka itulah biaya sebenarnya dari pilihan manual.

Kapan pemeriksaan manual berjalan baik

• sedikit mitra, sebagian besar di negara berisiko rendah;
• sedikit pelanggan atau pemasok baru setiap bulan;
• ada orang dengan waktu dan pelatihan yang memegang prosesnya;
• tidak ada permintaan dari bank, auditor, atau pelanggan untuk screening yang sering dan terdokumentasi.

Dalam kasus ini alat resmi gratis sering sudah cukup, asalkan pemeriksaan diulang dan dicatat. Kuncinya disiplin: pengingat kalender, daftar alat yang tetap, dan template sederhana untuk catatan.

Kapan pemeriksaan manual jadi berisiko

• Frekuensi: daftar berubah sepanjang tahun, dan mengulang pemeriksaan manual lengkap secara sering jarang bisa dipertahankan.
• Variasi nama: pencarian nama persis bisa melewatkan transliterasi dan variasi ejaan.
• Pemilik: memeriksa pemilik dan direktur melipatgandakan jumlah pencarian.
• Catatan: tangkapan layar dan spreadsheet mudah hilang atau tidak lengkap.
• Orang: prosesnya bergantung pada satu orang, dan berhenti saat orang itu tidak ada atau sibuk.

Apa saja pemeriksaan otomatis

Pemeriksaan otomatis menghubungkan CRM, atau daftar dari spreadsheet, ke software yang membandingkan setiap nama dengan daftar resmi terkini, mengulangi perbandingan setiap kali daftar berubah, dan mengirim peringatan hanya saat ada yang perlu ditinjau. Keputusan atas setiap peringatan dicatat dalam log.

Cara ini juga punya batas yang perlu diketahui: software bisa menandai nama yang hanya mirip, bisa melewatkan keterkaitan yang tidak ditunjukkan sumber publik mana pun, bergantung pada kualitas data di CRM kamu, dan memerlukan biaya. Yang terpenting, software tidak memutuskan untukmu: tetap harus ada orang yang meninjau kecocokan.

Saat membandingkan pilihan, lihat pertanyaan praktis: daftar mana yang dicakup dan seberapa cepat pembaruan masuk, apakah pemilik dan direktur diperiksa, bagaimana kecocokan dijelaskan, apakah keputusan diingat agar nama yang sama tidak muncul lagi, dan seberapa mudah kamu mengekspor catatan untuk audit.

Berdampingan

Cara memilih

1. Hitung pelanggan dan pemasok aktif, dan berapa banyak yang kamu tambahkan setiap bulan.
2. Tentukan seberapa sering mereka harus diperiksa, berdasarkan risikomu dan harapan bank serta pelanggan.
3. Ukur waktu pemeriksaan manual pada sepuluh nama dan proyeksikan untuk setahun.
4. Bandingkan waktu itu, dan risiko celah di antara pemeriksaan, dengan biaya software.
5. Apa pun pilihanmu, tentukan siapa yang meninjau kecocokan dan bagaimana keputusan dicatat.

Banyak perusahaan akhirnya memakai kombinasi: pemeriksaan otomatis harian di CRM, dengan peninjauan manual atas setiap kemungkinan kecocokan memakai alat resmi.

Peran Unicorn Intelligence

Unicorn Intelligence terhubung ke HubSpot, Zapier, Google Sheets, atau Excel dan memeriksa setiap perusahaan setiap hari; akun baru mendapat kredit 50 $.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apakah pemeriksaan sanksi manual bisa diterima?

Bisa, untuk sedikit mitra, kalau dilakukan dengan alat resmi, diulang secara rutin, dan dicatat. Cara ini jadi sulit dipertahankan saat daftar bertambah.

Berapa lama pemeriksaan manual?

Tergantung jumlah nama, daftar, dan catatan yang kamu simpan. Ukur waktu pemeriksaan pada sepuluh nama dan kalikan dengan daftarmu dan seberapa sering kamu mengulanginya.

Apakah pemeriksaan otomatis menggantikan tim kepatuhan?

Tidak. Pemeriksaan otomatis mengulangi perbandingan dan mencatatnya, tetapi tetap ada orang yang meninjau kemungkinan kecocokan dan mengambil keputusan akhir.

Apa risiko pemeriksaan otomatis?

Software bisa menandai nama yang sama milik pihak lain, melewatkan keterkaitan yang tidak ditunjukkan sumber publik, dan bergantung pada kualitas data CRM. Kecocokan selalu perlu ditinjau manusia.

Bisakah saya menggabungkan pemeriksaan manual dan otomatis?

Bisa. Banyak perusahaan memakai pemeriksaan otomatis harian di CRM, lalu meninjau setiap kemungkinan kecocokan secara manual dengan alat resmi.