Kostenlose Sanktionsprüfung von Mandanten für Steuerkanzleien: Geldwäschepflichten und wie du die ganze Mandantenliste prüfst

Kurzantwort: Steuerkanzleien und Buchhaltungsbüros können ihre ganze Mandantenliste mit Unicorn Intelligence kostenlos gegen Sanktionslisten prüfen: ein kostenloser Test aller Mandanten, hochgeladen aus einer CSV- oder Excel-Datei oder aus QuickBooks, Xero oder Sage gelesen, gegen die Listen von OFAC, EU, Vereinigtem Königreich, UN und weitere offizielle Listen, dazu eine kostenlose Prüfung eines einzelnen Namens ohne Registrierung. Das ist wichtig, weil Buchhalter und Steuerberater im Vereinigten Königreich, in Kanada und in Frankreich Geldwäschevorschriften (AML) unterliegen, die Sorgfaltspflichten gegenüber Kunden verlangen, und in jeder Rechtsordnung für sanktionierte Personen weder Leistungen erbringen noch Gelder für sie handhaben dürfen.

Wichtige Begriffe

AML-Pflichten: Pflichten aus dem Geldwäscherecht, etwa Kunden und wirtschaftlich Berechtigte zu identifizieren, das Risiko zu bewerten und Verdachtsfälle zu melden.

Kundensorgfaltspflichten (CDD): den Kunden und seine wirtschaftlich Berechtigten zu identifizieren und zu überprüfen sowie den Zweck der Geschäftsbeziehung zu verstehen.

Sanktionsprüfung: die Prüfung von Kunden gegen offizielle Sanktionslisten. Sie ist von AML getrennt: Sanktionsverbote gelten für alle, nicht nur für regulierte Unternehmen.

Was das Gesetz sagt, Land für Land

Quellen geprüft am 5. November 2026.

Der US-Punkt: Haftung ohne Kenntnis

Nach US-Sanktionsrecht kann die OFAC zivilrechtliche Strafen auch dann verhängen, wenn eine Kanzlei nicht wusste, dass ein Kunde gelistet war. Kenntnis, Vorsatz und die Qualität des Compliance-Programms sind Faktoren, die die Höhe verändern, wie in den OFAC Enforcement Guidelines beschrieben, keine Voraussetzungen für die Haftung. Deshalb zählt ein dokumentierter Prüfprozess für jede Kanzlei mit US-Personen, US-Dollar-Zahlungsflüssen oder US-Kunden.

Schritt für Schritt: den Kundenbestand prüfen

1. Exportiere deine Kundenliste aus deiner Kanzleisoftware, Buchhaltungssoftware oder deinem CRM, mit Firmennamen, Ländern und Registernummern.
2. Ergänze wirtschaftlich Berechtigte und Geschäftsführer, denn ein Unternehmen, das zu 50 % oder mehr einer gelisteten Person gehört, kann gesperrt sein.
3. Prüfe gegen die offiziellen Listen: OFAC, EU, UK Sanctions List und UN.
4. Ergänze PEP- und Negativmedien-Prüfungen für Kunden mit höherem Risiko, als Teil deiner AML-Risikobewertung.
5. Prüfe erneut, und zwar den gesamten Bestand jedes Mal, wenn sich die Listen ändern, nicht nur beim Onboarding.
6. Dokumentiere jede Prüfung und die Begründung zu jedem möglichen Treffer in der Kundenakte.
7. Eskaliere echte Treffer an deinen Geldwäschebeauftragten oder Rechtsberater, bevor du weiterarbeitest.

Praktische Checkliste für Kanzleien

• Schriftliche, kanzleiweite Risikobewertung, die Sanktionen ebenso abdeckt wie Geldwäsche.
• Prüfung jedes neuen Kunden und seiner Eigentümer vor dem Mandatsschreiben.
• Tägliches Rescreening der bestehenden Kunden.
• Klare Regel: keine Zahlungen, keine Überweisungen und keine Bewegungen von Mandantengeldern für eine gelistete Partei.
• Nachweis jeder Prüfung, aufbewahrt für den Zeitraum, den deine Regeln verlangen.
• Mitarbeiterschulung zu falschen Treffern und zum Umgang mit einem echten Treffer.

So automatisierst du es

Unicorn Intelligence verbindet sich schreibgeschützt mit QuickBooks, Xero, Sage und den wichtigsten CRMs, importiert deine Kunden mit einem Klick und prüft sie alle jeden Tag gegen die offiziellen Sanktionslisten, PEP- und Insolvenzquellen und Negativmedien. Es ist ein Informationswerkzeug: Rechtliche Entscheidungen und Pflichten bleiben bei der Kanzlei.

Informativer Inhalt: Entscheidungen und rechtliche Pflichten bleiben bei dir.