Compliance bei Lieferanten und Kunden im E-Commerce: was du prüfen solltest und was ein Fehler kostet

Mit E-Commerce kann ein kleines Team an die ganze Welt verkaufen. Diese Reichweite ist auch ein Compliance-Risiko. Bestellungen kommen automatisch von Kunden, die du nie triffst, Marktplatzverkäufer und Lieferanten melden sich über Onlineformulare an, und Zahlungen fließen, ohne dass jemand auf die Namen dahinter schaut. Selbst die größten Plattformen wurden bestraft, weil automatisierte Systeme übersahen, was ein Mensch vielleicht bemerkt hätte.

Warum E-Commerce exponiert ist

Automatisierte Bestellungen. Der Checkout läuft ohne menschliche Prüfung, also muss das Screening in den Prozess eingebaut sein, sonst findet es nicht statt.

Weltweiter Versand. Wer international verkauft, bekommt zwangsläufig Bestellungen aus sanktionierten Gebieten oder von gelisteten Personen oder liefert dorthin.

Marktplätze und Lieferanten. Plattformen nehmen externe Verkäufer, Entwickler und Hersteller auf. Ein Lieferant, der einer gelisteten Person gehört oder kurz vor der Insolvenz steht, kann rechtliche und operative Probleme verursachen.

Datenqualität. Kunden geben Namen und Adressen frei ein. Alternative Schreibweisen, Transliterationen und Abkürzungen hebeln einfache Screening-Regeln leicht aus.

Was du prüfen solltest

Sanktionslisten (EU, USA, UK, UN)

Prüfe Kunden, Marktplatzverkäufer, Lieferanten und Zahlungsempfänger gegen die OFAC SDN-Liste und weitere OFAC-Listen, die konsolidierte Liste der EU, die Liste des britischen OFSI und die UN-Liste. Prüfe Liefer- und Rechnungsadressen auf sanktionierte Gebiete, einschließlich regionaler Varianten und alternativer Schreibweisen. Wende bei gewerblichen Lieferanten und Verkäufern die Eigentumsregeln an.

Politisch exponierte Personen (PEPs)

Das PEP-Screening ist vor allem für B2B-Verkäufer, Käufer mit hohem Bestellwert, Marktplatzverkäufer und Lieferanten im öffentlichen Beschaffungswesen wichtig. Es weist auf ein höheres Korruptions- und Geldwäscherisiko hin.

Insolvenz

Ein wichtiger Lieferant oder Logistikpartner in der Insolvenz kann Lieferungen über Nacht stoppen. Marktplatzverkäufer in der Insolvenz lassen womöglich Erstattungen offen und Kunden unzufrieden zurück.

Negative Presse und Gerichtsverfahren

Meldungen über Produktfälschungen, Betrug, Rückrufe wegen Produktsicherheit oder behördliche Maßnahmen gegen einen Lieferanten oder Verkäufer sind ein Warnsignal, auf das du früh reagieren solltest.

Wirtschaftlich Berechtigte

Wisse, wem deine Lieferanten und größeren Marktplatzverkäufer wirklich gehören. Undurchsichtige Eigentumsverhältnisse können gelistete Personen oder Verkäufer verbergen, die zuvor von der Plattform entfernt wurden.

Echte Fälle: was ein Fehler gekostet hat

Amazon: USD 134,523 (OFAC, 2020)

Im Juli 2020 gab OFAC einen Vergleich über USD 134,523 mit Amazon.com, Inc. wegen mutmaßlicher Verstöße gegen mehrere Sanktionsprogramme bekannt. Amazon hatte Bestellungen bearbeitet und Dienste für Personen auf der Krim, in Iran und Syrien sowie für Personen auf der SDN-Liste erbracht. OFAC stellte fest, dass Amazons automatisiertes Screening gängige alternative Schreibweisen sanktionierter Orte und Bestellungen an Botschaften sanktionierter Länder nicht erkannte. Die Strafe fiel moderat aus, weil der Transaktionswert gering war und Amazon freiwillig offenlegte, aber der Fall ist ein deutliches Beispiel dafür, wie automatisierte Systeme offensichtliche Varianten übersehen können.

Quelle: OFAC recent actions, 8. Juli 2020

Apple: USD 466,912 (OFAC, 2019)

Im November 2019 gab OFAC einen Vergleich über USD 466,912 mit Apple Inc. wegen mutmaßlicher Verstöße gegen die Foreign Narcotics Kingpin Sanctions Regulations bekannt. Zwischen 2015 und 2017 hatte Apple Apps eines slowenischen Softwareunternehmens, das auf der SDN-Liste stand, gehostet, verkauft und deren Übertragung ermöglicht. Apples Screening übersah den Treffer, weil das Unternehmen in den eigenen Unterlagen als "SIS DOO" geführt wurde, während auf der SDN-Liste "SIS d.o.o." stand, ein Unterschied in der Schreibweise des Rechtsformzusatzes.

Quelle: OFAC recent actions, 25. November 2019

Bei beiden Fällen geht es um das Screening von Lieferanten oder Kunden im Plattformmaßstab, und beide Fehler lagen daran, wie Namen und Adressen abgeglichen wurden.

Praktische Checkliste

• Prüfe jede Kundenbestellung vor dem Versand, einschließlich Rechnungs- und Lieferadresse.
• Prüfe Marktplatzverkäufer, Entwickler, Lieferanten und Zahlungsempfänger beim Onboarding.
• Prüfe deinen gesamten Kunden- und Lieferantenbestand täglich erneut.
• Nutze Fuzzy Matching, das alternative Schreibweisen, Transliterationen und Rechtsformzusätze berücksichtigt.
• Sperre oder prüfe Bestellungen in sanktionierte Gebiete, einschließlich regionaler Bezeichnungen und Botschaften.
• Dokumentiere die wirtschaftlich Berechtigten von Lieferanten und größeren Verkäufern.
• Überwache die Insolvenz kritischer Lieferanten und Logistikpartner.
• Verfolge negative Presse zu Lieferanten wegen Fälschungen, Betrug und Sicherheitsproblemen.
• Protokolliere jedes Screening-Ergebnis und jede manuelle Entscheidung.
• Teste dein Screening regelmäßig mit bekannten gelisteten Namen und Varianten.

So automatisierst du es

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