Compliance bei Lieferanten und Mandanten für Kanzleien: was du prüfen solltest und was ein Fehler kostet

Kanzleien sind Gatekeeper. Sie gründen Gesellschaften, bewegen Geld über Anderkonten, begleiten Immobilien- und Unternehmenstransaktionen und beraten Menschen mit erheblichem Vermögen. Genau deshalb gelten Vorschriften zur Geldwäschebekämpfung und Sanktionsregeln direkt für viele Rechtsdienstleistungen, und deshalb haben die Behörden ihre Durchsetzung gegen Kanzleien jeder Größe verschärft, von lokalen Praxen bis zu globalen Namen.

Warum Kanzleien exponiert sind

Mandantengelder. Kanzleien, die Mandantengelder halten und überweisen, können dazu benutzt werden, Erträge aus Straftaten zu bewegen oder sanktionierte Personen zu bezahlen, auch unbeabsichtigt.

Transaktionen mit hohem Wert. Immobilienübertragungen, M&A, Trusts und Gesellschaftsgründungen sind anerkannte Risikobereiche für Geldwäsche.

Komplexe Eigentumsverhältnisse. Mandanten handeln oft über Holdinggesellschaften, Trusts und ausländische Vehikel, die den tatsächlichen Eigentümer verschleiern können.

Schnell wechselnde Sanktionen. Seit 2022 wurden viele vermögende Personen und Unternehmen gelistet. Bestehende Mandanten können mitten in einem Mandat sanktioniert werden.

Was du prüfen solltest

Sanktionslisten (EU, USA, UK, UN)

Prüfe jeden Mandanten, jede Gegenpartei und jeden Zahlungsempfänger gegen die konsolidierte Liste des britischen OFSI, die konsolidierte Liste der EU, die OFAC-Listen der USA und die UN-Liste. Prüfe erneut vor jeder Auszahlung vom Anderkonto und wende bei Firmenmandanten die Eigentums- und Kontrollregeln an.

Politisch exponierte Personen (PEPs)

Die Geldwäschevorschriften verlangen eine verstärkte Sorgfaltsprüfung bei PEPs, ihren Familienangehörigen und bekannten nahestehenden Personen, einschließlich einer genauen Prüfung der Herkunft der Mittel und des Vermögens.

Insolvenz

Mandanten und Gegenparteien im Insolvenzverfahren erhöhen das Risiko, Honorare nicht einzubringen, und können auf Geschäfte unter Wert hindeuten. Auch Lieferanten wie Sachverständige und Agenten solltest du überwachen.

Negative Presse und Gerichtsverfahren

Berichte über Betrug, Korruption, Geldwäsche oder behördliche Maßnahmen gegen einen Mandanten sollten eine Überprüfung der Beziehung und des Mandats auslösen.

Wirtschaftlich Berechtigte

Ermittle und verifiziere die Personen, die jeden Firmen- oder Trust-Mandanten letztlich besitzen oder kontrollieren. Das ist eine Kernanforderung der Mandanten-Sorgfaltsprüfung, kein optionaler Schritt.

Echte Fälle: was ein Fehler gekostet hat

Herbert Smith Freehills Moscow: GBP 465,000 (OFSI, 2025)

Im März 2025 gab das Office of Financial Sanctions Implementation (OFSI) des britischen Finanzministeriums eine Strafe von GBP 465,000 gegen Herbert Smith Freehills CIS LLP bekannt, die Moskauer Gesellschaft einer internationalen Kanzlei. OFSI stellte fest, dass sie sechs Zahlungen im Gesamtwert von etwa GBP 3.9 million an gelistete Personen geleistet hatte, deren Vermögen nach den britischen Russland-Sanktionen eingefroren war. Der Strafbescheid nannte eine unzureichende Sorgfaltsprüfung und ein unzureichendes Sanktionsscreening sowie Fehler bei der raschen Schließung des Moskauer Büros. Eine freiwillige Offenlegung brachte eine Reduzierung um 50%.

Quellen: Pressemitteilung der britischen Regierung und OFSI-Strafbescheid, 20. März 2025

Tolhurst Fisher LLP: GBP 120,000 (Solicitors Disciplinary Tribunal, 2025)

Im April 2025 genehmigte das Solicitors Disciplinary Tribunal eine einvernehmliche Lösung, nach der Tolhurst Fisher LLP, eine Kanzlei mit Sitz in Southend-on-Sea, eine Geldstrafe von GBP 120,000 zahlen muss. Die von der Solicitors Regulation Authority erhobenen Vorwürfe umfassten Verstöße gegen die Money Laundering Regulations sowie gegen die Verhaltenskodizes und Grundsätze der SRA.

Quellen: SDT-Fall 12720 und Eintrag im SRA-Register

Diese Fälle zeigen, dass sowohl Sanktionsbehörden als auch Berufsaufsichten Mängel beim Screening und bei der Mandanten-Sorgfaltsprüfung inzwischen als ernste Angelegenheit behandeln, unabhängig von der Größe der Kanzlei.

Praktische Checkliste

• Prüfe jeden Mandanten und jede Gegenpartei bei der Annahme, bevor die Arbeit beginnt.
• Prüfe jeden Zahlungsempfänger vor jeder Auszahlung vom Anderkonto.
• Prüfe den gesamten Mandantenstamm täglich erneut gegen die Listen von UK, EU, USA und UN.
• Ermittle und verifiziere die wirtschaftlich Berechtigten von Firmen- und Trust-Mandanten.
• Erkenne PEPs und wende eine verstärkte Sorgfaltsprüfung zur Herkunft von Mitteln und Vermögen an.
• Halte die kanzleiweite Risikobewertung und die Risikobewertungen der Mandate aktuell.
• Überwache negative Presse und Verfahren zu bestehenden Mandanten.
• Prüfe den Insolvenzstatus von Mandanten, Gegenparteien und wichtigen Lieferanten.
• Lege einen klaren Ablauf fest, um Arbeit und Zahlungen bei einem Treffer zu stoppen.
• Dokumentiere jede Prüfung und Entscheidung, damit du sie einer Aufsichtsbehörde vorlegen kannst.

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