Weryfikacja przy nawiązaniu współpracy czy weryfikacja stała?

Co dobrze robi weryfikacja przy nawiązaniu współpracy

Weryfikacja przed pierwszą umową ma realną wartość. Chroni przed rozpoczęciem relacji z podmiotem, który już jest na liście, łatwo ją włączyć w proces akceptacji i tworzy pierwszy zapis należytej staranności. To także właściwy moment na zebranie danych, dzięki którym późniejsze weryfikacje będą wiarygodne: nazwy prawnej, numeru rejestrowego, właścicieli i członków zarządu.

Przy nawiązaniu współpracy kontrahent jest też najbardziej skłonny do dzielenia się informacjami. Po podpisaniu umowy trudniej jest prosić o dokumenty dotyczące własności czy dane rejestrowe. Zebranie ich na początku i zapisanie w CRM obok karty firmy sprawia, że każda późniejsza weryfikacja jest szybsza i bardziej wiarygodna, bo każdy nowy alert można porównać z danymi, które już masz.

Dlaczego to nie wystarcza

Listy sankcyjne to żywe dokumenty. Departament Skarbu USA publikuje zmiany swoich list w sekcji ostatnie działania, Unia Europejska zmienia swoje rozporządzenia w Dzienniku Urzędowym, a Wielka Brytania aktualizuje UK Sanctions List. Nowe wpisy mogą pojawić się w każdy dzień roboczy, a w okresach napięć międzynarodowych dodaje się jednocześnie pakiety setek nazw.

Są też inne zmiany. Firmy zmieniają właścicieli, a nowy właściciel może być na liście. Nazwy są poprawiane lub do istniejących wpisów dodaje się pseudonimy. Każda z tych zmian może zamienić czystego kontrahenta w podmiot objęty ograniczeniami, choć w Waszej relacji nic się nie wydarzyło.

Banki o tym wiedzą, dlatego weryfikują każdą płatność, a nie tylko każdego nowego klienta. Gdy Twój bank wstrzymuje przelew, bo odbiorca trafił na listę w zeszłym miesiącu, następne pytanie jest proste: kiedy ostatnio sprawdzałeś tego klienta? Niedawna, udokumentowana weryfikacja to najmocniejsza odpowiedź, jakiej możesz udzielić.

Na czym polega weryfikacja stała

Weryfikacja stała polega na sprawdzaniu obecnych klientów i dostawców na aktualnych listach w regularnych odstępach, a w każdym razie przy każdej zmianie list. W praktyce można ją zorganizować na dwa sposoby:

• Okresowa ponowna weryfikacja: cały portfel jest sprawdzany ponownie w stałych odstępach, np. co miesiąc lub co kwartał.
• Weryfikacja wyzwalana zdarzeniami: każda aktualizacja listy uruchamia nowe porównanie całego portfela, więc nowy wpis zostaje wykryty tego samego dnia.

Im dłuższy odstęp, tym dłużej nowy wpis może pozostać niezauważony. Płatności, dostawy i umowy zrealizowane w tym czasie mogą zostać uznane za transakcje z podmiotem z listy.

Porównanie obu podejść

Jak zorganizować weryfikację stałą

1. Prowadź jedną uporządkowaną listę wszystkich aktywnych klientów i dostawców z danymi identyfikacyjnymi zebranymi przy nawiązaniu współpracy.
2. Ustal częstotliwość według ryzyka: codziennie w handlu międzynarodowym lub sektorach wrażliwych, nigdy rzadziej, niż oczekuje Twój bank lub regulator.
3. Sprawdzaj właścicieli i członków zarządu, a nie tylko nazwy firm.
4. Określ, kto analizuje alerty i w jakim terminie.
5. Zapisuj każdy wynik i każdą decyzję, także gdy niczego nie znaleziono.

Najtrudniejsze nie jest pierwsze uruchomienie, lecz powtarzalność. Proces, który zależy od tego, czy ktoś pamięta o wyeksportowaniu listy i ponownym wyszukaniu, zwykle zawodzi w pracowitych tygodniach, a właśnie wtedy często publikuje się nowe wpisy.

Co się dzieje, gdy pojawi się dopasowanie

Nowe możliwe dopasowanie u obecnego klienta wymaga szybkiej decyzji: zweryfikuj dane identyfikacyjne, wstrzymaj oczekujące płatności lub dostawy, jeśli dopasowanie wygląda na prawdziwe, i stosuj zasady zgłaszania właściwego organu. Nasz poradnik o tym, co zrobić, gdy klient trafi na listę sankcyjną, opisuje te kroki.

Gdzie pomaga Unicorn Intelligence

Unicorn Intelligence codziennie porównuje każdą firmę w Twoim CRM z oficjalnymi listami i powiadamia Cię tylko wtedy, gdy coś się zmieni; nowe konta otrzymują kredyt 50 $.

Najczęstsze pytania

Czy weryfikacja sankcyjna przy nawiązaniu współpracy wystarczy?

Nie. Jest ważna tylko w dniu, w którym ją przeprowadzono. Listy zmieniają się przez cały rok, więc obecnych klientów i dostawców trzeba sprawdzać ponownie.

Jak często zmieniają się listy sankcyjne?

Organy mogą dodawać lub usuwać nazwy w każdy dzień roboczy. W okresach napięć międzynarodowych duże pakiety nazw dodaje się jednocześnie.

Jak często powinienem ponownie weryfikować klientów?

To zależy od ryzyka. Firmy z handlu międzynarodowego lub sektorów wrażliwych często weryfikują codziennie; w każdym przypadku odstęp powinien odpowiadać oczekiwaniom banku lub regulatora.

Czy powinienem zapisywać weryfikacje, które niczego nie wykazały?

Tak. Zapis czystych wyników pokazuje, że proces działał regularnie, co jest równie ważne jak zapis dopasowań.

Czy muszę ponownie sprawdzać także właścicieli?

Tak. Właściciele się zmieniają, a nowy właściciel może być na liście. Weryfikacja stała powinna obejmować głównych właścicieli i członków zarządu, a także nazwy firm.