Fałszywe alarmy w weryfikacji sankcyjnej: jak postąpić z dopasowaniem

Dlaczego pojawiają się fałszywe alarmy

• Popularne nazwy: wiele osób i firm ma te same nazwy lub bardzo popularne słowa, takie jak Trading, Global czy International.
• Transliteracja: nazwy zapisane alfabetem arabskim, cyrylicą lub pismem chińskim można zapisać literami łacińskimi na kilka sposobów.
• Niepełne dane: Twój CRM może zawierać tylko skróconą nazwę, bez kraju czy numeru rejestrowego.
• Dopasowanie przybliżone: narzędzia celowo szukają podobnych nazw, by wychwycić warianty pisowni stosowane w celu uniknięcia wykrycia.

Obniżenie progu podobieństwa zmniejsza liczbę alertów, ale zwiększa ryzyko przeoczenia prawdziwego dopasowania. Lepiej utrzymać rozsądny próg i przyspieszyć analizę.

Jak przeanalizować dopasowanie

1. Przeczytaj cały wpis z listy. Oficjalne wpisy często zawierają pseudonimy, adresy, daty urodzenia, obywatelstwa, numery rejestrowe i program sankcyjny.
2. Porównaj dane identyfikacyjne. Sprawdź kraj, adres, numer rejestrowy lub podatkowy, datę rejestracji, a w przypadku osób datę urodzenia i obywatelstwo.
3. Sprawdź właścicieli i członków zarządu. Firma o innej nazwie może nadal być powiązana z podmiotem z listy przez swoich właścicieli.
4. Podejmij decyzję. Jeśli kluczowe dane wyraźnie się różnią, zamknij alert jako fałszywy alarm. Jeśli się zgadzają, traktuj go jako możliwe prawdziwe dopasowanie. Jeśli brakuje danych, zbierz je przed podjęciem decyzji.
5. Eskaluj w razie wątpliwości. Możliwe prawdziwe dopasowanie trafia do działu compliance lub doradców prawnych, a oczekujące płatności lub dostawy czekają.

Zachowaj proporcjonalność analizy. Większość alertów można zamknąć w kilka minut, gdy CRM zawiera kraj i numer rejestrowy. Czasu wymagają przypadki, w których Twoje własne dane są skąpe, a to dobry powód, by poprawić dane, a nie pomijać analizę.

Które dane mają największą wagę

Nie wszystkie dane są równie mocne. Inny numer rejestrowy lub inna data urodzenia to mocny powód do zamknięcia alertu. Inne miasto to słabszy argument, bo firmy się przenoszą, a podmioty z list używają kilku adresów. Podobna nazwa z tym samym krajem i sektorem zasługuje na więcej uwagi niż podobna nazwa w niezwiązanym kraju i branży.

Zachowaj ostrożność przy zamykaniu alertu tylko dlatego, że nazwa jest zapisana nieco inaczej. Warianty pisowni to jeden z najczęstszych sposobów, w jakie podmioty z list pojawiają się w transakcjach.

W przypadku osób fizycznych, takich jak właściciele i członkowie zarządu, najbardziej przydatne są zwykle data urodzenia i obywatelstwo. W przypadku firm na pierwszym miejscu są numer rejestrowy i kraj rejestracji. Gdy sam wpis na liście zawiera niewiele danych identyfikacyjnych, co się zdarza, przed podjęciem decyzji możesz potrzebować dodatkowych informacji od kontrahenta.

Prowadź rejestr decyzji

Każda analiza powinna pozostawić zapis zawierający:

• weryfikowaną nazwę i wpis z listy, z którym została dopasowana;
• wynik podobieństwa lub przyczynę alertu;
• porównane dane i ich źródła;
• decyzję, uzasadnienie i nazwisko osoby, która ją podjęła;
• datę decyzji.

Dobry rejestr ma dwie zalety. Pokazuje audytorom, bankom i organom, że każdy alert został przeanalizowany. I pozwala uniknąć ponownej analizy tej samej zbieżności nazw przy każdej aktualizacji listy: jeśli nic się nie zmieniło we wpisie z listy ani u kontrahenta, wcześniejsza decyzja nadal obowiązuje. Jeśli zmieni się którekolwiek z nich, alert należy przeanalizować ponownie.

Mniej fałszywych alarmów bez przeoczania prawdziwych dopasowań

• Zbieraj kraj i numer rejestrowy przy nawiązaniu współpracy, by każdy alert można było szybko sprawdzić.
• Weryfikuj nazwy prawne zamiast skrótów czy wewnętrznych przezwisk.
• Stosuj dopasowanie, które rozumie transliterację, kolejność słów i popularne słowa w nazwach firm.
• Zapamiętuj decyzje, by zamknięta zbieżność nazw nie wracała, dopóki coś się nie zmieni.

Gdy dopasowanie jest prawdziwe

Jeśli analiza potwierdzi, że kontrahent jest na liście albo należy do podmiotu z listy lub jest przez niego kontrolowany, kroki się zmieniają: zamrożenie, zgłoszenie i wstrzymanie płatności. Wyjaśnia je nasz poradnik o tym, co zrobić, gdy klient trafi na listę sankcyjną.

Gdzie pomaga Unicorn Intelligence

Unicorn Intelligence objaśnia każde możliwe dopasowanie wynikiem i uzasadnieniem oraz przechowuje każdą decyzję w rejestrze audytowym; nowe konta otrzymują kredyt 50 $.

Najczęstsze pytania

Czym jest fałszywy alarm w weryfikacji sankcyjnej?

To alert dotyczący nazwy podobnej do osoby lub firmy z listy, która po analizie okazuje się innym podmiotem.

Jak zamknąć fałszywy alarm?

Porównaj dane identyfikacyjne, takie jak kraj, adres, numer rejestrowy, data urodzenia i właściciele, z wpisem na liście, a następnie zapisz decyzję i uzasadnienie.

Czy obniżyć próg dopasowania, by dostawać mniej alertów?

Ostrożnie. Niższa czułość zmniejsza liczbę alertów, ale zwiększa ryzyko przeoczenia prawdziwego dopasowania. Lepsze dane i rejestr decyzji bezpieczniej zmniejszają nakład pracy.

Czy muszę ponownie analizować tę samą zbieżność nazw?

Nie, jeśli nic się nie zmieniło we wpisie z listy ani u kontrahenta. Jeśli zmieni się którekolwiek z nich, przeanalizuj ją ponownie i zaktualizuj zapis.

Kto powinien decydować o możliwym prawdziwym dopasowaniu?

Osoba przeszkolona w zakresie sankcji, zwykle z działu compliance lub prawnego, uprawniona do wstrzymania płatności lub dostaw na czas analizy sprawy.