Jak sprawdzić, czy firma jest objęta sankcjami, krok po kroku

Krok 1: zbierz właściwe nazwy

Przed wyszukiwaniem zbierz dane, dzięki którym wyszukiwanie będzie wiarygodne:

• pełną nazwę prawną i wszelkie nazwy handlowe;
• dawne nazwy, które często znajdziesz w rejestrze spółek;
• kraj rejestracji i numer rejestrowy;
• nazwiska głównych udziałowców i członków zarządu;
• adres, przydatny do odróżnienia dwóch firm o podobnych nazwach.

Wyszukiwanie wyłącznie po nazwie handlowej to najczęstszy błąd. Podmioty z list często figurują pod nazwą prawną, w transliteracji z innych alfabetów lub pod pseudonimami odnotowanymi przez organ.

Krok 2: przeszukaj listy Stanów Zjednoczonych

Departament Skarbu USA, za pośrednictwem Office of Foreign Assets Control, publikuje narzędzie Sanctions List Search. Obejmuje ono listę Specially Designated Nationals oraz pozostałe listy sankcyjne Departamentu Skarbu. Możesz ustawić minimalny próg dopasowania: niższy próg znajduje więcej wariantów pisowni, ale też więcej nazw jedynie podobnych.

W zakresie kontroli eksportu Departament Handlu publikuje Consolidated Screening List, która łączy listy Departamentów Handlu, Stanu i Skarbu, w tym Entity List. Jest przydatna, gdy sprzedajesz towary lub technologie, a nie tylko gdy przekazujesz pieniądze.

Krok 3: przeszukaj listy Unii Europejskiej i Wielkiej Brytanii

EU Sanctions Map pokazuje środki ograniczające UE według krajów i pozwala wyszukiwać osoby i podmioty z list. Podstawą prawną jest zawsze rozporządzenie opublikowane w Dzienniku Urzędowym w serwisie EUR-Lex, do którego mapa podaje link dla każdego reżimu.

W Wielkiej Brytanii UK Sanctions List, publikowana przez Ministerstwo Spraw Zagranicznych, Wspólnoty Narodów i Rozwoju, wymienia osoby i podmioty wskazane na podstawie brytyjskich przepisów sankcyjnych. Office of Financial Sanctions Implementation, działające w ramach HM Treasury, publikuje wytyczne dotyczące sankcji finansowych.

Jeśli działasz w innych krajach, sprawdź, czy publikują one własne listy: autonomiczne sankcje mają między innymi Szwajcaria, Kanada, Australia i Japonia.

Krok 4: spójrz dalej niż na nazwę

Czysty wynik dla nazwy firmy nie kończy weryfikacji. W Stanach Zjednoczonych spółki, w których jedna lub więcej osób zablokowanych posiada, bezpośrednio lub pośrednio, 50% lub więcej udziałów, same są zablokowane, nawet jeśli nie figurują na żadnej liście. Unia Europejska i Wielka Brytania biorą pod uwagę własność i kontrolę. Dlatego sprawdzasz również głównych właścicieli i członków zarządu.

Gdy łańcuch własności przechodzi przez kilka spółek lub krajów, proste wyszukiwanie nie wystarczy, by zobaczyć, kto naprawdę stoi za kontrahentem. W takim przypadku kolejnym krokiem jest pełny raport o firmie z beneficjentami rzeczywistymi.

Krok 5: uważnie przeanalizuj możliwe dopasowanie

Wyszukiwarki pokazują możliwe dopasowania, a nie rozstrzygnięcia. Porównaj dane wpisu z listy z tym, co wiesz o firmie: kraj, adres, numer rejestrowy, data rejestracji, nazwiska właścicieli. Jeśli dane identyfikacyjne wyraźnie się różnią, dopasowanie to prawdopodobnie zbieżność nazw. Jeśli się zgadzają lub nie potrafisz tego ocenić, wstrzymaj transakcję i zasięgnij opinii działu compliance lub doradców prawnych, zanim przejdziesz dalej.

Krok 6: zapisz, co zrobiłeś

Prowadź krótki zapis każdej weryfikacji: data i godzina, użyte narzędzie, wyszukiwane nazwy, ustawienia takie jak próg dopasowania, wynik i decyzja, wraz z nazwiskiem osoby, która ją podjęła. Pomocny jest zrzut ekranu lub eksport wyników. W Stanach Zjednoczonych dokumentację transakcji podlegających przepisom sankcyjnym należy przechowywać przez 10 lat. Jasny zapis to właśnie to, co później pokazuje, że miałeś procedurę i jej przestrzegałeś.

Lista kontrolna dla każdego nowego kontrahenta

1. Zbierz nazwę prawną, dawne nazwy, kraj, numer rejestrowy, właścicieli i członków zarządu.
2. Przeszukaj Sanctions List Search Departamentu Skarbu USA i Consolidated Screening List.
3. Przeszukaj EU Sanctions Map i UK Sanctions List.
4. Powtórz wyszukiwanie dla głównych właścicieli i członków zarządu.
5. Porównaj dane identyfikacyjne przy każdym możliwym dopasowaniu.
6. Zapisz wynik i regularnie powtarzaj weryfikację, bo listy się zmieniają.

Ograniczenia ręcznej weryfikacji

Ręczne wyszukiwanie dobrze sprawdza się przy kilku nowych kontrahentach. Trudno je utrzymać, gdy trzeba je powtarzać dla setek obecnych klientów i dostawców, ponieważ każda lista jest aktualizowana według własnego harmonogramu, a każde powtórzenie trzeba ponownie udokumentować. W tym momencie większość firm przechodzi na weryfikację automatyczną.

Gdzie pomaga Unicorn Intelligence

Unicorn Intelligence codziennie przeprowadza te weryfikacje dla każdej firmy w Twoim CRM i zapisuje każdą decyzję; nowe konta otrzymują kredyt 50 $.

Najczęstsze pytania

Czy można bezpłatnie sprawdzić, czy firma jest objęta sankcjami?

Tak. Sanctions List Search Departamentu Skarbu USA, amerykańska Consolidated Screening List, EU Sanctions Map i UK Sanctions List to darmowe oficjalne narzędzia.

Czy wystarczy wyszukać nazwę firmy?

Nie. Wyszukaj także dawne nazwy oraz głównych właścicieli i członków zarządu, ponieważ firma należąca do osób z listy lub przez nie kontrolowana może podlegać ograniczeniom, choć sama nie figuruje na liście.

Co zrobić, gdy narzędzie pokazuje możliwe dopasowanie?

Porównaj kraj, adres, numer rejestrowy i właścicieli z wpisem na liście. Jeśli się zgadzają lub nie potrafisz tego ocenić, wstrzymaj transakcję i zasięgnij opinii działu compliance lub doradców prawnych.

Czy muszę dokumentować weryfikację?

Tak. Zapisz datę, narzędzie, wyszukiwane nazwy, wynik i decyzję. W Stanach Zjednoczonych dokumentację transakcji podlegających przepisom sankcyjnym należy przechowywać przez 10 lat.