Screening all'onboarding o screening continuo?

Cosa fa bene lo screening all'onboarding

Un controllo prima del primo contratto ha un valore reale. Ti impedisce di iniziare un rapporto con un soggetto già in lista, si inserisce facilmente nel processo di approvazione e crea una prima registrazione della due diligence. È anche il momento giusto per raccogliere i dati che rendono affidabili i controlli successivi: denominazione legale, numero di registrazione, proprietari e amministratori.

L'onboarding è anche il momento in cui la controparte è più disposta a condividere informazioni. Dopo la firma del contratto, chiedere documenti sulla proprietà o dati di registrazione diventa più difficile. Raccoglierli all'inizio, e salvarli nel CRM accanto alla scheda dell'azienda, rende ogni controllo successivo più rapido e affidabile, perché ogni nuovo avviso può essere confrontato con dati che hai già.

Perché non basta

Le liste di sanzioni sono documenti vivi. Il Tesoro USA pubblica le modifiche alle sue liste tramite le recent actions, l'Unione europea modifica i suoi regolamenti nella Gazzetta ufficiale e il Regno Unito aggiorna la UK Sanctions List. Nuove designazioni possono arrivare in qualsiasi giorno lavorativo, e nei periodi di tensione internazionale vengono aggiunti pacchetti di centinaia di nomi in una volta.

Ci sono anche altri cambiamenti. Le aziende cambiano proprietari, e un nuovo proprietario può essere in lista. I nomi vengono corretti o si aggiungono alias a voci esistenti. Ognuno di questi cambiamenti può trasformare una controparte pulita in una soggetta a restrizioni senza che nel tuo rapporto succeda nulla.

Le banche lo sanno, ed è per questo che controllano ogni pagamento e non solo ogni nuovo cliente. Quando la tua banca blocca un bonifico perché il beneficiario è entrato in lista il mese scorso, la domanda successiva è semplice: quando hai controllato questo cliente l'ultima volta? Un controllo recente e registrato è la risposta più forte che puoi dare.

Cosa significa screening continuo

Screening continuo significa controllare i tuoi clienti e fornitori esistenti sulle liste aggiornate a intervalli regolari, e comunque ogni volta che le liste cambiano. In pratica ci sono due modi per organizzarlo:

• Ricontrollo periodico: l'intero portafoglio viene ricontrollato a intervalli fissi, per esempio ogni mese o ogni trimestre.
• Screening su evento: ogni aggiornamento delle liste avvia un nuovo confronto dell'intero portafoglio, così una nuova designazione viene trovata il giorno stesso.

Più lungo è l'intervallo, più a lungo una nuova designazione può passare inosservata. Pagamenti, consegne e contratti fatti nel frattempo possono tutti contare come rapporti con un soggetto in lista.

I due approcci a confronto

Come organizzare lo screening continuo

1. Tieni un'unica lista pulita di tutti i clienti e fornitori attivi, con i dati identificativi raccolti all'onboarding.
2. Decidi la frequenza in base al tuo rischio: giornaliera per il commercio internazionale o i settori sensibili, mai inferiore a quella che si aspettano la tua banca o la tua autorità di vigilanza.
3. Controlla proprietari e amministratori, non solo i nomi delle aziende.
4. Stabilisci chi esamina gli avvisi ed entro quanto tempo.
5. Registra ogni risultato e decisione, compresi quelli in cui non è emerso nulla.

La parte più difficile non è il primo controllo ma la ripetizione. Un processo che dipende da qualcuno che si ricordi di esportare la lista e ricercarla tende a saltare nelle settimane piene, che sono proprio quelle in cui spesso vengono pubblicate nuove designazioni.

Cosa succede quando compare una corrispondenza

Una nuova possibile corrispondenza su un cliente esistente richiede una decisione rapida: verifica i dati identificativi, ferma pagamenti o consegne in sospeso se la corrispondenza sembra reale e segui le regole di segnalazione dell'autorità interessata. La nostra guida su cosa fare se un cliente entra in una lista di sanzioni descrive questi passi.

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Domande frequenti

Un controllo sanzioni all'onboarding basta?

No. È valido solo il giorno in cui viene fatto. Le liste cambiano tutto l'anno, quindi clienti e fornitori esistenti vanno ricontrollati.

Quanto spesso cambiano le liste di sanzioni?

Le autorità possono aggiungere o togliere nomi in qualsiasi giorno lavorativo. Nei periodi di tensione internazionale vengono aggiunti grandi pacchetti di nomi in una volta.

Ogni quanto devo ricontrollare i miei clienti?

Dipende dal tuo rischio. Le aziende nel commercio internazionale o in settori sensibili spesso controllano ogni giorno; in ogni caso l'intervallo deve corrispondere a quello che si aspettano la tua banca o la tua autorità di vigilanza.

Devo registrare i controlli che non hanno trovato nulla?

Sì. La registrazione dei risultati puliti dimostra che il processo è stato eseguito regolarmente, e conta quanto la registrazione delle corrispondenze.

Devo ricontrollare anche i proprietari?

Sì. I proprietari cambiano, e un nuovo proprietario può essere in lista. Lo screening continuo deve coprire i principali proprietari e amministratori oltre ai nomi delle aziende.