Falsi positivi nello screening sanzioni: come gestire una corrispondenza

Perché nascono i falsi positivi

• Nomi comuni: molte persone e aziende condividono nomi o parole molto comuni come Trading, Global o International.
• Traslitterazione: i nomi in alfabeto arabo, cirillico o cinese possono essere scritti in lettere latine in diversi modi.
• Dati parziali: il tuo CRM può contenere solo un nome breve, senza paese né numero di registrazione.
• Corrispondenza approssimata: gli strumenti cercano apposta nomi simili, per intercettare le varianti di scrittura usate per eludere i controlli.

Abbassare la soglia di somiglianza riduce gli avvisi ma aumenta il rischio di perdere una corrispondenza reale. Un approccio migliore è mantenere una soglia ragionevole e rendere più rapido l'esame.

Come esaminare una corrispondenza

1. Leggi la voce in lista per intero. Le voci ufficiali spesso includono alias, indirizzi, date di nascita, nazionalità, numeri di registrazione e il programma di sanzioni.
2. Confronta i dati identificativi. Controlla paese, indirizzo, numero di registrazione o codice fiscale, data di costituzione e, per le persone, data di nascita e nazionalità.
3. Controlla proprietari e amministratori. Un'azienda con un nome diverso può comunque essere legata al soggetto in lista tramite i suoi proprietari.
4. Decidi. Se i dati principali sono chiaramente diversi, chiudi l'avviso come falso positivo. Se coincidono, trattalo come una possibile corrispondenza reale. Se i dati mancano, raccoglili prima di decidere.
5. Escala in caso di dubbio. Una possibile corrispondenza reale va alla compliance o ai consulenti legali, e pagamenti o consegne in sospeso aspettano.

Mantieni l'esame proporzionato. La maggior parte degli avvisi si chiude in pochi minuti quando il CRM contiene paese e numero di registrazione. Quelli che richiedono tempo sono i casi in cui i tuoi dati sono scarsi, ed è un buon motivo per migliorare i dati invece di saltare l'esame.

Quali dati pesano di più

Non tutti i dati hanno lo stesso peso. Un numero di registrazione o una data di nascita diversi sono un motivo forte per chiudere un avviso. Una città diversa è più debole, perché le aziende si spostano e i soggetti in lista usano più indirizzi. Un nome simile con lo stesso paese e settore merita più attenzione di un nome simile in un paese e un'attività senza legami.

Fai attenzione a chiudere un avviso solo perché il nome è scritto in modo leggermente diverso. Le varianti di scrittura sono uno dei modi più comuni in cui i soggetti in lista compaiono nelle operazioni.

Per le persone fisiche, come proprietari e amministratori, data di nascita e nazionalità sono di solito i dati più utili. Per le aziende vengono prima il numero di registrazione e il paese di costituzione. Quando la voce in lista ha pochi dati identificativi, cosa che succede, può servirti qualche informazione in più dalla controparte prima di decidere.

Tieni un registro delle decisioni

Ogni esame deve lasciare una registrazione con:

• il nome controllato e la voce in lista a cui corrispondeva;
• il punteggio di somiglianza o il motivo dell'avviso;
• i dati confrontati e le loro fonti;
• la decisione, il motivo e il nome di chi ha deciso;
• la data della decisione.

Un buon registro ha due vantaggi. Dimostra a revisori, banche e autorità che ogni avviso è stato esaminato. Ed evita di riesaminare lo stesso omonimo a ogni aggiornamento della lista: se nulla è cambiato nella voce in lista o nella tua controparte, la decisione precedente resta valida. Se cambia una delle due, l'avviso va riesaminato.

Ridurre i falsi positivi senza perdere le corrispondenze reali

• Raccogli paese e numero di registrazione all'onboarding, così ogni avviso si controlla rapidamente.
• Controlla le denominazioni legali invece di abbreviazioni o nomi interni.
• Usa una corrispondenza che gestisca traslitterazione, ordine delle parole e parole comuni nei nomi delle aziende.
• Ricorda le decisioni, così un omonimo già chiuso non torna a meno che qualcosa cambi.

Quando la corrispondenza è reale

Se l'esame conferma che la controparte è in lista, o posseduta o controllata da un soggetto in lista, i passi cambiano: congelare, segnalare e fermare i pagamenti. La nostra guida su cosa fare se un cliente entra in una lista di sanzioni li spiega.

Dove si inserisce Unicorn Intelligence

Unicorn Intelligence spiega ogni possibile corrispondenza con un punteggio e i motivi e conserva ogni decisione in un registro di audit; i nuovi account ricevono un credito di 50 $.

Domande frequenti

Cos'è un falso positivo nello screening sanzioni?

Un avviso su un nome simile a quello di una persona o di un'azienda in lista che, dopo l'esame, risulta essere un soggetto diverso.

Come chiudo un falso positivo?

Confronta dati identificativi come paese, indirizzo, numero di registrazione, data di nascita e proprietari con la voce in lista, poi registra la decisione e il motivo.

Devo abbassare la soglia di corrispondenza per avere meno avvisi?

Con cautela. Una sensibilità più bassa riduce gli avvisi ma aumenta il rischio di perdere una corrispondenza reale. Dati migliori e un registro delle decisioni riducono il lavoro in modo più sicuro.

Devo riesaminare lo stesso omonimo?

No, se nulla è cambiato nella voce in lista o nella tua controparte. Se cambia una delle due, riesaminalo e aggiorna la registrazione.

Chi deve decidere su una possibile corrispondenza reale?

Una persona formata sulle sanzioni, di solito nella compliance o nell'ufficio legale, con l'autorità di fermare pagamenti o consegne mentre il caso viene esaminato.