Tuân thủ đối với nhà cung cấp và khách hàng trong logistics: cần kiểm tra gì và một sai sót phải trả giá bao nhiêu

Các công ty logistics đứng giữa gần như mọi giao dịch quốc tế. Một công ty giao nhận, hãng vận tải hay 3PL làm việc với người gửi hàng, người nhận hàng, bên được thông báo, đại lý, nhà vận tải thầu phụ và các trung gian thanh toán, thường trải khắp hàng chục quốc gia chỉ trong một tuần. Mỗi bên trong số đó đều là một rủi ro tuân thủ tiềm ẩn, và các cơ quan quản lý đã nói rõ rằng "chúng tôi chỉ chở cái thùng" không phải là lời biện hộ.

Vì sao ngành logistics dễ gặp rủi ro

Ba đặc điểm khiến ngành này thường xuyên trở thành mục tiêu thực thi lệnh trừng phạt.

Nhiều đối tác, ít tiếp xúc. Một lô hàng có thể liên quan đến năm bên trở lên, phần lớn chỉ được biết qua một cái tên và một địa chỉ trên phiếu đặt chỗ. Đại lý ở các nước quá cảnh thay đổi thường xuyên, và người mua thực sự thường ẩn sau một công ty thương mại.

Khối lượng lớn, biên lợi nhuận thấp. Đội vận hành được đánh giá theo tốc độ. Kiểm tra thủ công từng đơn đặt chỗ có vẻ bất khả thi, nên việc sàng lọc hoặc bị bỏ qua, hoặc chỉ làm một lần khi tiếp nhận khách hàng rồi không bao giờ lặp lại.

Thanh toán bằng đô la Mỹ. Hóa đơn cước thường được phát hành bằng USD. Chỉ riêng điều đó đã có thể đưa một công ty không phải của Mỹ vào phạm vi các lệnh trừng phạt của Mỹ, vì khoản thanh toán được bù trừ qua hệ thống tài chính Mỹ.

Hệ thống phân mảnh. Các thương vụ sáp nhập khiến các tập đoàn logistics có nhiều nền tảng đặt chỗ, lập hóa đơn và thanh toán. Một cái tên bị chặn ở hệ thống này có thể lọt thẳng qua hệ thống khác.

Cần kiểm tra những gì

Một chương trình sàng lọc vững chắc cho doanh nghiệp logistics bao gồm các mảng sau, áp dụng cho khách hàng, nhà cung cấp, đại lý và, khi có thể, cả người nhận hàng và bên được thông báo.

Danh sách trừng phạt (EU, Mỹ, Anh, UN)

Sàng lọc mọi bên với các danh sách hợp nhất chính: danh sách SDN của OFAC Mỹ và các danh sách OFAC khác, danh sách hợp nhất các lệnh trừng phạt tài chính của EU, danh sách hợp nhất OFSI của Anh và danh sách của Hội đồng Bảo an UN. Hãy kiểm tra cả quyền sở hữu: theo quy định của cả Mỹ lẫn EU, một công ty do một người bị liệt kê sở hữu từ 50% trở lên có thể bị coi là bị phong tỏa ngay cả khi tên của chính công ty đó không có trong bất kỳ danh sách nào. Điểm đến quan trọng không kém tên gọi, vì vậy hãy gắn cờ các lô hàng đi đến hoặc đi qua những vùng lãnh thổ bị trừng phạt toàn diện.

Người có ảnh hưởng chính trị (PEP)

Các nhà nhập khẩu có liên hệ với nhà nước, nhà khai thác cảng và đại lý hải quan có thể do người có ảnh hưởng chính trị sở hữu hoặc điều hành. PEP không bị cấm, nhưng mối quan hệ này mang rủi ro hối lộ và tham nhũng cao hơn và cần được thẩm định tăng cường.

Mất khả năng thanh toán

Một hãng vận tải hay nhà thầu phụ mất khả năng thanh toán có thể khiến hàng hóa bị kẹt lại ở cảng và bạn phải chịu trách nhiệm trước khách hàng của mình. Một khách hàng đang trong thủ tục phá sản có thể không bao giờ trả cước. Sổ đăng ký phá sản và thông báo của tòa án cần được theo dõi liên tục, không phải chỉ kiểm tra một lần.

Thông tin bất lợi trên báo chí và các vụ kiện tụng

Tin tức về buôn lậu, gian lận, vi phạm hải quan hay các vụ việc kiểm soát xuất khẩu thường xuất hiện từ rất lâu trước khi một cái tên được đưa vào danh sách trừng phạt. Các vụ kiện tại tòa liên quan đến một đối tác là tín hiệu cảnh báo sớm.

Chủ sở hữu hưởng lợi

Xác định các cá nhân cuối cùng sở hữu hoặc kiểm soát từng đối tác. Các công ty bình phong dùng để lẩn tránh lệnh trừng phạt thường có ngày thành lập gần đây, giám đốc đứng tên hộ và chủ sở hữu ở các khu vực tài phán rủi ro cao.

Các vụ việc có thật: một sai sót đã phải trả giá bao nhiêu

Toll Holdings: USD 6,131,855 (OFAC, 2022)

Tháng 4 năm 2022, Văn phòng Kiểm soát Tài sản Nước ngoài (OFAC) thuộc Bộ Tài chính Mỹ công bố thỏa thuận dàn xếp trị giá USD 6,131,855 với Toll Holdings Limited, một công ty giao nhận và logistics của Úc. OFAC phát hiện 2,958 vi phạm rõ ràng trong giai đoạn từ 2013 đến 2019: Toll đã nhận hoặc thực hiện các khoản thanh toán qua hệ thống tài chính Mỹ liên quan đến các lô hàng dính líu đến Triều Tiên, Iran, Syria hoặc những người bị phong tỏa. Vụ việc đáng chú ý vì Toll không phải là công ty Mỹ. Chỉ việc phát hành hóa đơn bằng đô la Mỹ đã đủ khiến các ngân hàng Mỹ xử lý những khoản thanh toán bị cấm. OFAC nhấn mạnh sự yếu kém trong việc sàng lọc trên nhiều hệ thống riêng biệt của Toll.

Nguồn: Các hành động gần đây của OFAC, 25 tháng 4 năm 2022

DHL: USD 9,444,744 (OFAC và BIS, 2009)

Tháng 8 năm 2009, DPWN Holdings (USA) và DHL Express (USA) đồng ý trả USD 9,444,744 để dàn xếp các cáo buộc do OFAC và Cục Công nghiệp và An ninh (BIS) thuộc Bộ Thương mại Mỹ đưa ra. OFAC cáo buộc rằng từ 2002 đến 2007 DHL đã vận chuyển hàng đến Iran và Sudan vi phạm các lệnh trừng phạt của Mỹ, còn BIS cáo buộc các thiếu sót trong việc lưu giữ hồ sơ đối với các lô hàng xuất khẩu sang Syria. DHL đã không tự nguyện khai báo hành vi này và đồng ý chịu các cuộc kiểm toán tuân thủ độc lập như một phần của thỏa thuận dàn xếp.

Nguồn: Thông cáo báo chí tg259 của Bộ Tài chính Mỹ

Bài học từ cả hai vụ việc là như nhau: án phạt bắt nguồn từ những lỗ hổng trong việc sàng lọc thường ngày, chứ không phải từ một thương vụ cố ý duy nhất.

Danh sách kiểm tra thực tế

• Sàng lọc mọi khách hàng, nhà cung cấp, đại lý và nhà thầu phụ mới trước đơn đặt chỗ đầu tiên.
• Sàng lọc người nhận hàng và bên được thông báo trên từng lô hàng, không chỉ khách hàng ký hợp đồng.
• Sàng lọc lại toàn bộ cơ sở đối tác mỗi ngày, vì các danh sách thay đổi hằng ngày.
• Áp dụng quy tắc sở hữu 50% và ghi nhận chủ sở hữu hưởng lợi của từng đối tác.
• Gắn cờ các tuyến đi đến hoặc đi qua vùng lãnh thổ bị trừng phạt và các điểm chuyển tải bất thường.
• Kiểm tra các cách viết khác và cách chuyển tự khác của tên và địa chỉ.
• Theo dõi sổ đăng ký phá sản đối với hãng vận tải và khách hàng chủ chốt.
• Theo dõi thông tin bất lợi trên báo chí và các vụ kiện về buôn lậu, gian lận và hải quan.
• Đảm bảo việc sàng lọc bao phủ mọi hệ thống đặt chỗ, lập hóa đơn và thanh toán trong tập đoàn.
• Lưu vết kiểm toán cho mọi lần kiểm tra, mọi kết quả trùng khớp và mọi quyết định.

Cách tự động hóa

Làm tất cả những việc này thủ công cho hàng nghìn đối tác là không thực tế. Unicorn Intelligence thực hiện kiểm tra tuân thủ tự động, hằng ngày trên tất cả khách hàng và nhà cung cấp của bạn: lệnh trừng phạt, PEP, mất khả năng thanh toán, thông tin bất lợi trên báo chí và kiện tụng, chủ sở hữu hưởng lợi, với cảnh báo được gửi thẳng vào CRM của bạn.

Bài kiểm tra miễn phí, và tài khoản mới còn được tặng 50 $ tín dụng.

Nội dung mang tính thông tin: quyết định và nghĩa vụ pháp lý vẫn thuộc về bạn.