Tuân thủ đối với nhà cung cấp và khách hàng trong thương mại điện tử: cần kiểm tra gì và một sai sót phải trả giá bao nhiêu

Thương mại điện tử cho phép một nhóm nhỏ bán hàng cho cả thế giới. Phạm vi tiếp cận đó cũng là một rủi ro tuân thủ. Đơn hàng đến tự động từ những khách hàng bạn chưa từng gặp, người bán trên sàn và nhà cung cấp tham gia qua biểu mẫu trực tuyến, và các khoản thanh toán luân chuyển mà không ai nhìn vào những cái tên phía sau. Ngay cả những nền tảng lớn nhất cũng đã bị phạt vì hệ thống tự động bỏ sót điều mà một con người có thể đã phát hiện.

Vì sao thương mại điện tử dễ gặp rủi ro

Đơn hàng tự động. Quy trình thanh toán chạy mà không có người rà soát, nên việc sàng lọc phải được tích hợp vào quy trình, nếu không nó sẽ không diễn ra.

Giao hàng toàn cầu. Bán hàng quốc tế đồng nghĩa với việc một số đơn hàng sẽ đến từ, hoặc được giao tới, các vùng lãnh thổ bị trừng phạt hay những người bị liệt kê.

Sàn giao dịch và nhà cung cấp. Các nền tảng tiếp nhận người bán bên thứ ba, nhà phát triển và nhà sản xuất. Một nhà cung cấp do người bị liệt kê sở hữu, hoặc sắp mất khả năng thanh toán, có thể gây ra vấn đề pháp lý và vận hành.

Chất lượng dữ liệu. Khách hàng tự do nhập tên và địa chỉ. Các cách viết khác, cách chuyển tự và chữ viết tắt dễ dàng qua mặt những quy tắc sàng lọc đơn giản.

Cần kiểm tra những gì

Danh sách trừng phạt (EU, Mỹ, Anh, UN)

Sàng lọc khách hàng, người bán trên sàn, nhà cung cấp và người thụ hưởng với danh sách SDN và các danh sách OFAC khác, danh sách hợp nhất của EU, danh sách OFSI của Anh và danh sách của UN. Sàng lọc địa chỉ giao hàng và địa chỉ thanh toán để phát hiện các vùng lãnh thổ bị trừng phạt, bao gồm các biến thể tên vùng và cách viết khác. Áp dụng quy tắc sở hữu cho nhà cung cấp và người bán là doanh nghiệp.

Người có ảnh hưởng chính trị (PEP)

Sàng lọc PEP quan trọng nhất đối với người bán B2B, người mua giá trị cao, người bán trên sàn và nhà cung cấp tham gia mua sắm công. Nó báo hiệu rủi ro tham nhũng và rửa tiền cao hơn.

Mất khả năng thanh toán

Một nhà cung cấp hay đối tác logistics chủ chốt mất khả năng thanh toán có thể khiến việc giao hàng dừng lại chỉ sau một đêm. Người bán trên sàn đang trong thủ tục phá sản có thể để lại các khoản hoàn tiền chưa trả và khách hàng không hài lòng.

Thông tin bất lợi trên báo chí và các vụ kiện tụng

Tin tức về hàng giả, gian lận, thu hồi sản phẩm vì lý do an toàn hay hành động của cơ quan quản lý đối với một nhà cung cấp hoặc người bán là dấu hiệu cảnh báo đáng để xử lý sớm.

Chủ sở hữu hưởng lợi

Hãy biết ai thực sự sở hữu các nhà cung cấp và những người bán lớn trên sàn của bạn. Cơ cấu sở hữu không minh bạch có thể che giấu những người bị liệt kê hoặc người bán từng bị loại khỏi nền tảng.

Các vụ việc có thật: một sai sót đã phải trả giá bao nhiêu

Amazon: USD 134,523 (OFAC, 2020)

Tháng 7 năm 2020, OFAC công bố thỏa thuận dàn xếp trị giá USD 134,523 với Amazon.com, Inc. về các vi phạm rõ ràng đối với một số chương trình trừng phạt. Amazon đã xử lý đơn hàng và cung cấp dịch vụ cho những người ở Crimea, Iran và Syria và cho những người có tên trong danh sách SDN. OFAC lưu ý rằng hệ thống sàng lọc tự động của Amazon không bắt được các cách viết khác phổ biến của những địa danh bị trừng phạt và các đơn hàng gửi tới đại sứ quán của những nước bị trừng phạt. Án phạt ở mức khiêm tốn vì giá trị giao dịch nhỏ và Amazon đã tự nguyện khai báo, nhưng vụ việc là ví dụ rõ ràng cho thấy hệ thống tự động có thể bỏ sót những biến thể hiển nhiên.

Nguồn: Các hành động gần đây của OFAC, 8 tháng 7 năm 2020

Apple: USD 466,912 (OFAC, 2019)

Tháng 11 năm 2019, OFAC công bố thỏa thuận dàn xếp trị giá USD 466,912 với Apple Inc. về các vi phạm rõ ràng đối với Foreign Narcotics Kingpin Sanctions Regulations. Từ 2015 đến 2017, Apple đã lưu trữ, bán và tạo điều kiện chuyển giao các ứng dụng thuộc về một công ty phần mềm Slovenia có tên trong danh sách SDN. Hệ thống sàng lọc của Apple đã bỏ sót kết quả trùng khớp vì hồ sơ của họ ghi tên công ty là "SIS DOO" trong khi danh sách SDN ghi "SIS d.o.o.", một khác biệt trong cách viết hậu tố loại hình doanh nghiệp.

Nguồn: Các hành động gần đây của OFAC, 25 tháng 11 năm 2019

Cả hai vụ việc đều liên quan đến sàng lọc nhà cung cấp hoặc khách hàng ở quy mô nền tảng, và cả hai thất bại đều xuất phát từ cách so khớp tên và địa chỉ.

Danh sách kiểm tra thực tế

• Sàng lọc mọi đơn hàng của khách trước khi giao, bao gồm địa chỉ thanh toán và địa chỉ giao hàng.
• Sàng lọc người bán trên sàn, nhà phát triển, nhà cung cấp và người thụ hưởng khi tiếp nhận.
• Sàng lọc lại toàn bộ cơ sở khách hàng và nhà cung cấp hằng ngày.
• Dùng so khớp mờ xử lý được các cách viết khác, cách chuyển tự và hậu tố loại hình doanh nghiệp.
• Chặn hoặc rà soát các đơn hàng tới vùng lãnh thổ bị trừng phạt, bao gồm tên vùng và đại sứ quán.
• Ghi nhận chủ sở hữu hưởng lợi của nhà cung cấp và những người bán lớn.
• Theo dõi tình trạng mất khả năng thanh toán của nhà cung cấp quan trọng và đối tác logistics.
• Theo dõi thông tin bất lợi trên báo chí về nhà cung cấp liên quan đến hàng giả, gian lận và vấn đề an toàn.
• Lưu nhật ký mọi kết quả sàng lọc và mọi quyết định thủ công.
• Thường xuyên kiểm thử hệ thống sàng lọc bằng các tên bị liệt kê đã biết và biến thể của chúng.

Cách tự động hóa

Doanh nghiệp trực tuyến vốn đã tự động hóa thanh toán, chi trả và giao hàng. Tuân thủ cũng nên được tự động hóa. Unicorn Intelligence thực hiện kiểm tra tuân thủ tự động, hằng ngày trên tất cả khách hàng và nhà cung cấp của bạn: lệnh trừng phạt, PEP, mất khả năng thanh toán, thông tin bất lợi trên báo chí và kiện tụng, chủ sở hữu hưởng lợi, với cảnh báo được gửi thẳng vào CRM của bạn.

Bài kiểm tra miễn phí, và tài khoản mới còn được tặng 50 $ tín dụng.

Nội dung mang tính thông tin: quyết định và nghĩa vụ pháp lý vẫn thuộc về bạn.