Compliance de fornecedores e clientes para escritórios de advocacia: o que verificar e quanto custa um erro

Os escritórios de advocacia são guardiões do sistema. Constituem empresas, movimentam dinheiro por contas de clientes, atuam em operações imobiliárias e societárias e assessoram pessoas com patrimônio significativo. É por esse papel que as regras de prevenção à lavagem de dinheiro e de sanções se aplicam diretamente a muitos serviços jurídicos, e é por isso que os reguladores intensificaram a fiscalização contra escritórios de todos os tamanhos, dos locais aos grandes nomes globais.

Por que os escritórios de advocacia estão expostos

Dinheiro de clientes. Os escritórios que guardam e transferem fundos de clientes podem ser usados para movimentar o produto de crimes ou pagar pessoas sancionadas, mesmo sem intenção.

Operações de alto valor. Transações imobiliárias, fusões e aquisições, trusts e constituição de empresas são áreas reconhecidas de risco de lavagem de dinheiro.

Estruturas societárias complexas. Os clientes muitas vezes atuam por meio de holdings, trusts e veículos estrangeiros, que podem esconder o verdadeiro dono.

Sanções que mudam rápido. Desde 2022, muitas pessoas e empresas ricas foram designadas. Clientes existentes podem passar a ser sancionados no meio de um caso.

O que verificar

Listas de sanções (UE, EUA, Reino Unido, ONU)

Verifique cada cliente, contraparte e beneficiário de pagamento na lista consolidada do OFSI do Reino Unido, na lista consolidada da UE, nas listas da OFAC dos EUA e na lista da ONU. Verifique de novo antes de cada pagamento a partir da conta de clientes e aplique as regras de propriedade e controle aos clientes empresariais.

Pessoas politicamente expostas (PEP)

As normas de prevenção à lavagem de dinheiro exigem due diligence reforçada sobre PEP, seus familiares e pessoas próximas conhecidas, incluindo a análise da origem dos fundos e da origem do patrimônio.

Insolvência

Clientes e contrapartes em processo de insolvência aumentam o risco de não receber os honorários e podem indicar operações abaixo do valor. Fornecedores como peritos e agentes também devem ser monitorados.

Mídia negativa e processos judiciais

Notícias de fraude, corrupção, lavagem de dinheiro ou ações regulatórias contra um cliente devem levar a uma revisão da relação e do caso.

Beneficiários finais

Identifique e confirme as pessoas que, em última instância, detêm ou controlam cada cliente empresarial ou trust. Esse é um requisito central da due diligence de clientes, não uma etapa opcional.

Casos reais: quanto custou um erro

Herbert Smith Freehills Moscow: GBP 465,000 (OFSI, 2025)

Em março de 2025, o Office of Financial Sanctions Implementation (OFSI) do HM Treasury anunciou uma multa de GBP 465,000 contra a Herbert Smith Freehills CIS LLP, a entidade de Moscou de um escritório de advocacia internacional. O OFSI constatou que ela fez seis pagamentos, num total de cerca de GBP 3.9 milhões, a pessoas designadas sujeitas a congelamento de bens pelas sanções do Reino Unido contra a Rússia. O aviso de multa citou due diligence e triagem de sanções inadequadas, além de erros cometidos durante o fechamento às pressas do escritório de Moscou. Uma divulgação voluntária rendeu uma redução de 50%.

Fontes: Comunicado de imprensa do governo do Reino Unido e aviso de multa do OFSI, 20 de março de 2025

Tolhurst Fisher LLP: GBP 120,000 (Solicitors Disciplinary Tribunal, 2025)

Em abril de 2025, o Solicitors Disciplinary Tribunal aprovou um acordo que determinou à Tolhurst Fisher LLP, escritório sediado em Southend-on-Sea, o pagamento de uma multa de GBP 120,000. As acusações apresentadas pela Solicitors Regulation Authority incluíam violações das Money Laundering Regulations e dos códigos de conduta e princípios da SRA.

Fontes: Caso SDT 12720 e registro na SRA

Esses casos mostram que tanto as autoridades de sanções quanto os reguladores profissionais hoje tratam as falhas de triagem e de due diligence de clientes como questões graves, seja qual for o tamanho do escritório.

Checklist prático

• Verifique cada cliente e contraparte na entrada, antes de começar o trabalho.
• Verifique cada beneficiário antes de qualquer pagamento a partir da conta de clientes.
• Refaça a triagem de toda a base de clientes diariamente com as listas do Reino Unido, da UE, dos EUA e da ONU.
• Identifique e confirme os beneficiários finais de clientes empresariais e trusts.
• Identifique PEP e aplique due diligence reforçada sobre a origem dos fundos e do patrimônio.
• Mantenha atualizadas a avaliação de risco do escritório e as avaliações de risco de cada caso.
• Monitore a mídia negativa e os processos dos clientes existentes.
• Verifique a situação de insolvência de clientes, contrapartes e fornecedores principais.
• Tenha um processo claro para suspender trabalhos e pagamentos quando surgir uma correspondência.
• Registre cada verificação e decisão para poder mostrá-las a um regulador.

Como automatizar

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