Conformité fournisseurs et clients dans la logistique : quoi vérifier et ce que coûte une erreur

Les entreprises de logistique se trouvent au cœur de presque toutes les transactions internationales. Un transitaire, un transporteur ou un 3PL est en contact avec des chargeurs, des destinataires, des parties à notifier, des agents, des transporteurs sous-traitants et des intermédiaires de paiement, souvent dans des dizaines de pays en une seule semaine. Chacune de ces parties représente une exposition potentielle en matière de conformité, et les régulateurs ont clairement fait savoir que « nous n'avons fait que transporter le colis » n'est pas une défense.

Pourquoi la logistique est exposée

Trois caractéristiques font du secteur une cible fréquente des contrôles en matière de sanctions.

Beaucoup de contreparties, peu de contacts. Une seule expédition peut impliquer cinq parties ou plus, dont la plupart ne sont connues que par un nom et une adresse sur une réservation. Les agents dans les pays de transit changent souvent, et le véritable acheteur se cache fréquemment derrière une société de négoce.

Gros volumes, faibles marges. Les équipes opérationnelles sont évaluées sur la rapidité. Contrôler manuellement chaque réservation semble impossible, donc le screening est soit ignoré, soit effectué une seule fois à l'entrée en relation et jamais répété.

Paiements en dollars américains. Les factures de fret sont couramment émises en USD. Cela suffit à placer une entreprise non américaine dans le champ des sanctions américaines, car le paiement transite par le système financier des États-Unis.

Systèmes fragmentés. Les fusions laissent aux groupes logistiques de nombreuses plateformes de réservation, de facturation et de paiement. Un nom bloqué dans un système peut passer sans encombre dans un autre.

Quoi vérifier

Un programme de screening solide pour une entreprise de logistique couvre les domaines suivants, pour les clients, les fournisseurs, les agents et, si possible, les destinataires et les parties à notifier.

Listes de sanctions (EU, US, UK, UN)

Contrôle chaque partie au regard des principales listes consolidées : la liste SDN de l'OFAC et les autres listes de l'OFAC, la liste consolidée des sanctions financières de l'EU, la liste consolidée de l'OFSI au UK et la liste du Conseil de sécurité de l'UN. Vérifie aussi la détention : selon les règles américaines comme européennes, une société détenue à 50% ou plus par une personne listée peut être considérée comme bloquée même si son propre nom ne figure sur aucune liste. La destination compte autant que les noms, alors signale les expéditions vers ou via des territoires soumis à des sanctions globales.

Personnes politiquement exposées (PEP)

Les importateurs liés à l'État, les opérateurs portuaires et les commissionnaires en douane peuvent être détenus ou dirigés par des personnes politiquement exposées. Une PEP n'est pas interdite, mais la relation comporte un risque accru de corruption et justifie une vigilance renforcée.

Insolvabilité

Un transporteur ou un sous-traitant qui devient insolvable peut laisser une cargaison bloquée dans un port et te rendre responsable envers ton client. Un client en procédure d'insolvabilité risque de ne jamais payer le fret. Les registres d'insolvabilité et les avis judiciaires doivent être surveillés en continu, pas consultés une seule fois.

Médias défavorables et procédures judiciaires

Les informations sur la contrebande, la fraude, les infractions douanières ou les affaires de contrôle des exportations apparaissent souvent bien avant qu'un nom n'arrive sur une liste de sanctions. Les procédures judiciaires impliquant une contrepartie sont un signal d'alerte précoce.

Bénéficiaires effectifs

Identifie les personnes physiques qui détiennent ou contrôlent en dernier ressort chaque contrepartie. Les sociétés écrans utilisées pour contourner les sanctions présentent généralement des dates de constitution récentes, des administrateurs prête-noms et des propriétaires situés dans des juridictions à haut risque.

Cas réels : ce qu'une erreur a coûté

Toll Holdings : USD 6,131,855 (OFAC, 2022)

En avril 2022, l'Office of Foreign Assets Control (OFAC) du Trésor américain a annoncé un accord de USD 6,131,855 avec Toll Holdings Limited, une entreprise australienne de transit et de logistique. L'OFAC a relevé 2,958 violations apparentes entre 2013 et 2019 : Toll a reçu ou effectué via le système financier américain des paiements liés à des expéditions impliquant la Corée du Nord, l'Iran, la Syrie ou des personnes bloquées. L'affaire a marqué les esprits car Toll n'est pas une entreprise américaine. Émettre des factures en dollars américains a suffi pour que des banques américaines traitent des paiements interdits. L'OFAC a souligné la faiblesse du screening dans les nombreux systèmes distincts de Toll.

Source : OFAC recent actions, 25 avril 2022

DHL : USD 9,444,744 (OFAC et BIS, 2009)

En août 2009, DPWN Holdings (USA) et DHL Express (USA) ont accepté de payer USD 9,444,744 pour régler les accusations portées par l'OFAC et le Bureau of Industry and Security (BIS) du département du Commerce américain. L'OFAC reprochait à DHL d'avoir effectué entre 2002 et 2007 des expéditions vers l'Iran et le Soudan en violation des sanctions américaines, et le BIS des manquements dans la tenue des registres pour des exportations vers la Syrie. DHL n'avait pas divulgué volontairement ces faits et a accepté des audits de conformité externes dans le cadre de l'accord.

Source : communiqué de presse du Trésor américain tg259

La leçon des deux affaires est la même : la sanction découle de lacunes dans le screening courant, et non d'une seule opération délibérée.

Checklist pratique

• Contrôle chaque nouveau client, fournisseur, agent et sous-traitant avant la première réservation.
• Contrôle les destinataires et les parties à notifier à chaque expédition, pas seulement le client contractant.
• Recontrôle chaque jour l'ensemble de tes contreparties, car les listes changent quotidiennement.
• Applique la règle des 50% de détention et enregistre les bénéficiaires effectifs de chaque contrepartie.
• Signale les itinéraires vers ou via des territoires sanctionnés et les points de transbordement inhabituels.
• Vérifie les orthographes alternatives et les translittérations des noms et des adresses.
• Surveille les registres d'insolvabilité pour les transporteurs et les clients clés.
• Suis les médias défavorables et les procédures judiciaires pour les affaires de contrebande, de fraude et de douane.
• Assure-toi que le screening couvre tous les systèmes de réservation, de facturation et de paiement du groupe.
• Conserve une piste d'audit de chaque contrôle, correspondance et décision.

Comment l'automatiser

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