Compliance dostawców i klientów w logistyce: co sprawdzać i ile kosztuje błąd

Firmy logistyczne stoją w środku niemal każdej transakcji międzynarodowej. Spedytor, przewoźnik czy operator 3PL ma kontakt z nadawcami, odbiorcami, stronami do powiadomienia, agentami, podwykonawcami transportowymi i pośrednikami płatności, często w dziesiątkach krajów w ciągu jednego tygodnia. Każdy z tych podmiotów to potencjalne ryzyko compliance, a regulatorzy jasno dają do zrozumienia, że tłumaczenie "my tylko przewieźliśmy kontener" nie jest żadną obroną.

Dlaczego logistyka jest narażona

Trzy cechy sprawiają, że ten sektor często staje się celem egzekwowania sankcji.

Wielu kontrahentów, mało kontaktu. Jedna przesyłka może obejmować pięć lub więcej podmiotów, z których większość znasz tylko z nazwy i adresu w zleceniu. Agenci w krajach tranzytowych często się zmieniają, a prawdziwy kupujący bywa ukryty za spółką handlową.

Duży wolumen, niska marża. Zespoły operacyjne rozlicza się z szybkości. Ręczne sprawdzanie każdego zlecenia wydaje się niemożliwe, więc weryfikację się pomija albo robi raz przy wdrożeniu kontrahenta i nigdy nie powtarza.

Płatności w dolarach amerykańskich. Faktury frachtowe są często wystawiane w USD. Już to samo może objąć firmę spoza USA zasięgiem amerykańskich sankcji, bo płatność jest rozliczana przez amerykański system finansowy.

Rozproszone systemy. Po fuzjach grupy logistyczne mają wiele platform do zleceń, fakturowania i płatności. Nazwa zablokowana w jednym systemie może bez przeszkód przejść przez inny.

Co sprawdzać

Solidny program weryfikacji w firmie logistycznej obejmuje poniższe obszary, dla klientów, dostawców, agentów oraz, tam gdzie to możliwe, odbiorców i stron do powiadomienia.

Listy sankcyjne (UE, USA, Wielka Brytania, ONZ)

Sprawdzaj każdy podmiot na głównych listach skonsolidowanych: liście SDN OFAC i innych listach OFAC, skonsolidowanej liście sankcji finansowych UE, skonsolidowanej liście OFSI w Wielkiej Brytanii oraz liście Rady Bezpieczeństwa ONZ. Sprawdzaj też strukturę własności: zarówno według przepisów USA, jak i UE spółka należąca w 50% lub więcej do osoby z listy może być traktowana jako zablokowana, nawet jeśli jej własnej nazwy nie ma na żadnej liście. Miejsce przeznaczenia liczy się tak samo jak nazwy, więc oznaczaj przesyłki do terytoriów objętych pełnymi sankcjami lub przez nie.

Osoby zajmujące eksponowane stanowiska polityczne (PEP)

Importerzy powiązani z państwem, operatorzy portów i agencje celne mogą należeć do osób zajmujących eksponowane stanowiska polityczne lub być przez nie prowadzone. PEP nie jest zakazany, ale taka relacja niesie wyższe ryzyko łapówkarstwa i korupcji i uzasadnia wzmożoną należytą staranność.

Niewypłacalność

Niewypłacalny przewoźnik lub podwykonawca może zostawić ładunek w porcie, a ciebie z odpowiedzialnością wobec klienta. Klient w postępowaniu upadłościowym może nigdy nie zapłacić za fracht. Rejestry upadłości i ogłoszenia sądowe trzeba monitorować, a nie sprawdzać jednorazowo.

Negatywne informacje w mediach i postępowania sądowe

Wiadomości o przemycie, oszustwach, naruszeniach celnych czy sprawach z zakresu kontroli eksportu często pojawiają się na długo przed tym, zanim nazwa trafi na listę sankcyjną. Postępowania sądowe z udziałem kontrahenta to wczesny sygnał ostrzegawczy.

Beneficjenci rzeczywiści

Ustal osoby fizyczne, które ostatecznie są właścicielami każdego kontrahenta lub go kontrolują. Spółki fasadowe używane do obchodzenia sankcji mają zwykle świeże daty rejestracji, nominalnych dyrektorów i właścicieli w jurysdykcjach wysokiego ryzyka.

Prawdziwe przypadki: ile kosztował błąd

Toll Holdings: USD 6,131,855 (OFAC, 2022)

W kwietniu 2022 r. Office of Foreign Assets Control (OFAC) Departamentu Skarbu USA ogłosił ugodę na kwotę USD 6,131,855 z Toll Holdings Limited, australijską firmą spedycyjną i logistyczną. OFAC stwierdził 2,958 domniemanych naruszeń w latach 2013-2019: Toll otrzymywał lub dokonywał płatności przez amerykański system finansowy w związku z przesyłkami dotyczącymi Korei Północnej, Iranu, Syrii lub osób zablokowanych. Sprawa była znacząca, bo Toll nie jest firmą amerykańską. Wystawianie faktur w dolarach amerykańskich wystarczyło, by banki w USA przetworzyły zakazane płatności. OFAC wskazał na słabą weryfikację w wielu odrębnych systemach Tolla.

Źródło: OFAC recent actions, 25 kwietnia 2022

DHL: USD 9,444,744 (OFAC i BIS, 2009)

W sierpniu 2009 r. DPWN Holdings (USA) i DHL Express (USA) zgodziły się zapłacić USD 9,444,744 w ramach ugody dotyczącej zarzutów OFAC i Bureau of Industry and Security (BIS) Departamentu Handlu USA. OFAC zarzucił, że w latach 2002-2007 DHL realizował przesyłki do Iranu i Sudanu z naruszeniem sankcji USA, a BIS zarzucił uchybienia w dokumentacji przesyłek eksportowych do Syrii. DHL nie ujawnił tych działań dobrowolnie i w ramach ugody zgodził się na zewnętrzne audyty compliance.

Źródło: Komunikat prasowy Departamentu Skarbu USA tg259

Wniosek z obu spraw jest ten sam: kara wynikała z luk w rutynowej weryfikacji, a nie z jednej celowej transakcji.

Praktyczna lista kontrolna

• Sprawdzaj każdego nowego klienta, dostawcę, agenta i podwykonawcę przed pierwszym zleceniem.
• Sprawdzaj odbiorców i strony do powiadomienia przy każdej przesyłce, nie tylko klienta, z którym masz umowę.
• Codziennie ponownie weryfikuj całą bazę kontrahentów, bo listy zmieniają się każdego dnia.
• Stosuj zasadę 50% własności i zapisuj beneficjentów rzeczywistych każdego kontrahenta.
• Oznaczaj trasy do terytoriów objętych sankcjami lub przez nie oraz nietypowe punkty przeładunku.
• Sprawdzaj alternatywne pisownie i transliteracje nazw i adresów.
• Monitoruj rejestry upadłości pod kątem przewoźników i kluczowych klientów.
• Śledź negatywne informacje w mediach i postępowania sądowe dotyczące przemytu, oszustw i spraw celnych.
• Upewnij się, że weryfikacja obejmuje każdy system zleceń, fakturowania i płatności w grupie.
• Prowadź ścieżkę audytu każdego sprawdzenia, trafienia i decyzji.

Jak to zautomatyzować

Robienie tego wszystkiego ręcznie dla tysięcy kontrahentów jest nierealne. Unicorn Intelligence przeprowadza automatyczne, codzienne kontrole compliance wszystkich twoich klientów i dostawców: sankcje, PEP, niewypłacalność, negatywne informacje w mediach i postępowania oraz beneficjenci rzeczywiści, z alertami trafiającymi prosto do twojego CRM.

Test jest bezpłatny, a nowe konta dostają też 50 $ kredytu.

Treść informacyjna: decyzje i obowiązki prawne pozostają po twojej stronie.