Compliance dostawców i klientów w e-commerce: co sprawdzać i ile kosztuje błąd

E-commerce pozwala małemu zespołowi sprzedawać na cały świat. Ten zasięg to jednak także ryzyko compliance. Zamówienia napływają automatycznie od klientów, których nigdy nie spotykasz, sprzedawcy i dostawcy marketplace'u dołączają przez formularze online, a płatności przepływają, choć nikt nie patrzy na stojące za nimi nazwiska. Nawet największe platformy były karane, bo zautomatyzowane systemy przeoczyły to, co człowiek mógłby wychwycić.

Dlaczego e-commerce jest narażony

Zautomatyzowane zamówienia. Proces zakupu działa bez ludzkiej weryfikacji, więc sprawdzanie musi być wbudowane w proces, inaczej w ogóle się nie odbywa.

Wysyłka na cały świat. Sprzedaż międzynarodowa oznacza, że część zamówień będzie pochodzić z terytoriów objętych sankcjami lub od osób z list albo będzie do nich wysyłana.

Marketplace'y i dostawcy. Platformy przyjmują zewnętrznych sprzedawców, deweloperów i producentów. Dostawca należący do osoby z listy albo bliski niewypłacalności może stworzyć problemy prawne i operacyjne.

Jakość danych. Klienci wpisują nazwiska i adresy dowolnie. Alternatywne pisownie, transliteracje i skróty łatwo pokonują proste reguły weryfikacji.

Co sprawdzać

Listy sankcyjne (UE, USA, Wielka Brytania, ONZ)

Sprawdzaj klientów, sprzedawców marketplace'u, dostawców i odbiorców płatności na liście SDN OFAC i innych listach OFAC, skonsolidowanej liście UE, liście OFSI w Wielkiej Brytanii i liście ONZ. Weryfikuj adresy dostawy i rozliczeniowe pod kątem terytoriów objętych sankcjami, w tym wariantów regionalnych i alternatywnych pisowni. Stosuj zasady własności wobec dostawców i sprzedawców biznesowych.

Osoby zajmujące eksponowane stanowiska polityczne (PEP)

Weryfikacja PEP ma największe znaczenie przy sprzedaży B2B, kupujących o wysokiej wartości, sprzedawcach marketplace'u i dostawcach w zamówieniach publicznych. Sygnalizuje wyższe ryzyko korupcji i prania pieniędzy.

Niewypłacalność

Kluczowy dostawca lub partner logistyczny w stanie niewypłacalności może z dnia na dzień wstrzymać dostawy. Niewypłacalni sprzedawcy marketplace'u mogą zostawić niewypłacone zwroty i niezadowolonych klientów.

Negatywne informacje w mediach i postępowania sądowe

Wiadomości o podróbkach, oszustwach, wycofaniach produktów ze względów bezpieczeństwa czy działaniach regulatora wobec dostawcy lub sprzedawcy to sygnał ostrzegawczy, na który warto zareagować wcześnie.

Beneficjenci rzeczywiści

Wiedz, kto naprawdę jest właścicielem twoich dostawców i większych sprzedawców marketplace'u. Nieprzejrzysta struktura własności może ukrywać osoby z list lub sprzedawców, którzy zostali wcześniej usunięci z platformy.

Prawdziwe przypadki: ile kosztował błąd

Amazon: USD 134,523 (OFAC, 2020)

W lipcu 2020 r. OFAC ogłosił ugodę na kwotę USD 134,523 z Amazon.com, Inc. dotyczącą domniemanych naruszeń kilku programów sankcyjnych. Amazon realizował zamówienia i świadczył usługi osobom z Krymu, Iranu i Syrii oraz osobom z listy SDN. OFAC zauważył, że automatyczna weryfikacja Amazona nie wychwytywała popularnych alternatywnych pisowni miejsc objętych sankcjami ani zamówień adresowanych do ambasad krajów objętych sankcjami. Kara była umiarkowana, bo wartość transakcji była niewielka, a Amazon ujawnił sprawę dobrowolnie, ale to wyraźny przykład tego, jak zautomatyzowane systemy mogą przeoczyć oczywiste warianty.

Źródło: OFAC recent actions, 8 lipca 2020

Apple: USD 466,912 (OFAC, 2019)

W listopadzie 2019 r. OFAC ogłosił ugodę na kwotę USD 466,912 z Apple Inc. dotyczącą domniemanych naruszeń Foreign Narcotics Kingpin Sanctions Regulations. W latach 2015-2017 Apple hostował, sprzedawał i ułatwiał przekazywanie aplikacji należących do słoweńskiej firmy programistycznej, która figurowała na liście SDN. Weryfikacja Apple nie wychwyciła trafienia, bo w jej rejestrach firma widniała jako "SIS DOO", a na liście SDN jako "SIS d.o.o.", czyli różnica polegała na zapisie formy prawnej spółki.

Źródło: OFAC recent actions, 25 listopada 2019

Obie sprawy dotyczą weryfikacji dostawców lub klientów na skalę platformy i w obu przypadkach błąd sprowadzał się do sposobu dopasowywania nazw i adresów.

Praktyczna lista kontrolna

• Sprawdzaj każde zamówienie przed wysyłką, łącznie z adresem rozliczeniowym i adresem dostawy.
• Sprawdzaj sprzedawców marketplace'u, deweloperów, dostawców i odbiorców płatności przy onboardingu.
• Codziennie ponownie weryfikuj całą bazę klientów i dostawców.
• Używaj dopasowania przybliżonego, które radzi sobie z alternatywną pisownią, transliteracjami i formami prawnymi spółek.
• Blokuj lub weryfikuj zamówienia do terytoriów objętych sankcjami, w tym z nazwami regionalnymi i do ambasad.
• Zapisuj beneficjentów rzeczywistych dostawców i większych sprzedawców.
• Monitoruj niewypłacalność kluczowych dostawców i partnerów logistycznych.
• Śledź negatywne informacje w mediach o dostawcach pod kątem podróbek, oszustw i bezpieczeństwa.
• Prowadź logi każdego wyniku weryfikacji i ręcznej decyzji.
• Regularnie testuj swoją weryfikację na znanych nazwach z list i ich wariantach.

Jak to zautomatyzować

Firmy internetowe już automatyzują zakupy, płatności i wysyłkę. Compliance też powinno być zautomatyzowane. Unicorn Intelligence przeprowadza automatyczne, codzienne kontrole compliance wszystkich twoich klientów i dostawców: sankcje, PEP, niewypłacalność, negatywne informacje w mediach i postępowania oraz beneficjenci rzeczywiści, z alertami trafiającymi prosto do twojego CRM.

Test jest bezpłatny, a nowe konta dostają też 50 $ kredytu.

Treść informacyjna: decyzje i obowiązki prawne pozostają po twojej stronie.