Compliance dostawców i klientów w kancelariach prawnych: co sprawdzać i ile kosztuje błąd

Kancelarie prawne pełnią rolę strażników. Zakładają spółki, przeprowadzają pieniądze przez rachunki powiernicze, obsługują transakcje nieruchomościowe i korporacyjne oraz doradzają osobom o znacznym majątku. Właśnie dlatego przepisy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i o sankcjach mają bezpośrednie zastosowanie do wielu usług prawnych, a regulatorzy zaostrzyli egzekwowanie wobec kancelarii każdej wielkości, od lokalnych praktyk po globalne marki.

Dlaczego kancelarie są narażone

Pieniądze klientów. Kancelarie, które przechowują i przekazują środki klientów, mogą zostać wykorzystane do przenoszenia dochodów z przestępstw lub do płacenia osobom objętym sankcjami, nawet nieumyślnie.

Transakcje o wysokiej wartości. Obrót nieruchomościami, M&A, trusty i zakładanie spółek to uznane obszary ryzyka prania pieniędzy.

Złożona struktura własności. Klienci często działają przez spółki holdingowe, trusty i podmioty zagraniczne, które mogą ukrywać prawdziwego właściciela.

Szybko zmieniające się sankcje. Od 2022 r. wiele zamożnych osób i firm zostało wpisanych na listy. Obecni klienci mogą zostać objęci sankcjami w trakcie prowadzonej sprawy.

Co sprawdzać

Listy sankcyjne (UE, USA, Wielka Brytania, ONZ)

Sprawdzaj każdego klienta, kontrahenta i odbiorcę płatności na skonsolidowanej liście OFSI w Wielkiej Brytanii, skonsolidowanej liście UE, listach OFAC w USA i liście ONZ. Weryfikuj ponownie przed każdą wypłatą z rachunku powierniczego i stosuj zasady własności i kontroli wobec klientów korporacyjnych.

Osoby zajmujące eksponowane stanowiska polityczne (PEP)

Przepisy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy wymagają wzmożonej należytej staranności wobec PEP, członków ich rodzin i znanych bliskich współpracowników, w tym badania źródła środków i źródła majątku.

Niewypłacalność

Klienci i kontrahenci w postępowaniu upadłościowym zwiększają ryzyko nieodzyskania honorarium i mogą sygnalizować transakcje poniżej wartości. Monitorować należy też dostawców, takich jak biegli i agenci.

Negatywne informacje w mediach i postępowania sądowe

Doniesienia o oszustwach, korupcji, praniu pieniędzy czy działaniach regulatora wobec klienta powinny skłonić do przeglądu relacji i sprawy.

Beneficjenci rzeczywiści

Ustal i zweryfikuj osoby, które ostatecznie są właścicielami każdego klienta korporacyjnego lub trustu albo go kontrolują. To podstawowy wymóg należytej staranności wobec klienta, a nie krok opcjonalny.

Prawdziwe przypadki: ile kosztował błąd

Herbert Smith Freehills Moscow: GBP 465,000 (OFSI, 2025)

W marcu 2025 r. Office of Financial Sanctions Implementation (OFSI) przy HM Treasury ogłosił karę GBP 465,000 wobec Herbert Smith Freehills CIS LLP, moskiewskiego podmiotu międzynarodowej kancelarii. OFSI ustalił, że dokonała ona sześciu płatności o łącznej wartości około GBP 3.9 million na rzecz osób wpisanych na listę, objętych zamrożeniem aktywów na mocy brytyjskich sankcji wobec Rosji. W zawiadomieniu o karze wskazano niewystarczającą należytą staranność i weryfikację sankcyjną oraz błędy popełnione podczas szybkiego zamykania moskiewskiego biura. Dobrowolne ujawnienie przyniosło obniżkę o 50%.

Źródła: Komunikat prasowy rządu Wielkiej Brytanii i Zawiadomienie OFSI o karze, 20 marca 2025

Tolhurst Fisher LLP: GBP 120,000 (Solicitors Disciplinary Tribunal, 2025)

W kwietniu 2025 r. Solicitors Disciplinary Tribunal zatwierdził uzgodnione rozstrzygnięcie, nakazujące Tolhurst Fisher LLP, kancelarii z siedzibą w Southend-on-Sea, zapłatę grzywny GBP 120,000. Zarzuty postawione przez Solicitors Regulation Authority obejmowały naruszenia Money Laundering Regulations oraz kodeksów postępowania i zasad SRA.

Źródła: Sprawa SDT 12720 i Wpis w rejestrze SRA

Te sprawy pokazują, że zarówno organy sankcyjne, jak i regulatorzy zawodowi traktują dziś uchybienia w weryfikacji i należytej staranności wobec klienta jako poważne, niezależnie od wielkości kancelarii.

Praktyczna lista kontrolna

• Sprawdzaj każdego klienta i kontrahenta przy przyjęciu sprawy, zanim zaczniesz pracę.
• Sprawdzaj każdego odbiorcę przed jakąkolwiek wypłatą z rachunku powierniczego.
• Codziennie ponownie weryfikuj całą bazę klientów na listach Wielkiej Brytanii, UE, USA i ONZ.
• Ustalaj i weryfikuj beneficjentów rzeczywistych klientów korporacyjnych i trustów.
• Identyfikuj PEP i stosuj wzmożoną należytą staranność wobec źródła środków i majątku.
• Aktualizuj ocenę ryzyka całej kancelarii i oceny ryzyka poszczególnych spraw.
• Monitoruj negatywne informacje w mediach i postępowania dotyczące obecnych klientów.
• Sprawdzaj status upadłościowy klientów, kontrahentów i kluczowych dostawców.
• Miej jasną procedurę wstrzymania pracy i płatności, gdy pojawi się trafienie.
• Zapisuj każde sprawdzenie i decyzję, by móc je pokazać regulatorowi.

Jak to zautomatyzować

Bazy klientów się zmieniają, listy także. Unicorn Intelligence przeprowadza automatyczne, codzienne kontrole compliance wszystkich twoich klientów i dostawców: sankcje, PEP, niewypłacalność, negatywne informacje w mediach i postępowania oraz beneficjenci rzeczywiści, z alertami trafiającymi prosto do twojego CRM.

Test jest bezpłatny, a nowe konta dostają też 50 $ kredytu.

Treść informacyjna: decyzje i obowiązki prawne pozostają po twojej stronie.