Compliance de proveedores y clientes en ecommerce: qué comprobar y cuánto cuesta un error

El ecommerce permite a un equipo pequeño vender a todo el mundo. Ese alcance también es un riesgo de compliance. Los pedidos llegan de forma automática de clientes que nunca conoces, los vendedores y proveedores de los marketplaces se registran mediante formularios online y los pagos fluyen sin que nadie mire los nombres que hay detrás. Incluso las mayores plataformas han sido sancionadas porque sus sistemas automatizados pasaron por alto lo que una persona quizá habría detectado.

Por qué el ecommerce está expuesto

Pedidos automatizados. El checkout funciona sin revisión humana, así que el screening tiene que estar integrado en el proceso o no se hace.

Envíos globales. Vender a nivel internacional significa que algunos pedidos llegarán desde territorios sancionados o personas incluidas en listas, o se enviarán a ellos.

Marketplaces y proveedores. Las plataformas dan de alta a vendedores externos, desarrolladores y fabricantes. Un proveedor propiedad de una persona incluida en una lista, o uno a punto de entrar en insolvencia, puede crear problemas legales y operativos.

Calidad de los datos. Los clientes escriben nombres y direcciones libremente. Las grafías alternativas, las transliteraciones y las abreviaturas burlan con facilidad las reglas de screening simples.

Qué comprobar

Listas de sanciones (EU, US, UK, UN)

Verifica clientes, vendedores del marketplace, proveedores y beneficiarios de pagos frente a la lista SDN y otras listas de la OFAC, la lista consolidada de la UE, la lista de la OFSI del Reino Unido y la lista de la ONU. Revisa las direcciones de envío y facturación para detectar territorios sancionados, incluidas variantes regionales y grafías alternativas. Aplica las reglas de propiedad a los proveedores y vendedores empresa.

Personas del medio político (PEP)

El screening de PEP importa sobre todo para vendedores B2B, compradores de alto valor, vendedores del marketplace y proveedores en contratación pública. Indica un mayor riesgo de corrupción y blanqueo.

Insolvencia

Un proveedor clave o un socio logístico en insolvencia puede detener las entregas de la noche a la mañana. Los vendedores del marketplace en insolvencia pueden dejar reembolsos sin pagar y clientes descontentos.

Noticias negativas y procedimientos judiciales

Las noticias sobre falsificaciones, fraude, retiradas de productos por seguridad o actuaciones regulatorias contra un proveedor o vendedor son una señal de alerta que merece una reacción temprana.

Titulares reales

Debes saber quién es el verdadero propietario de tus proveedores y de los vendedores más grandes del marketplace. Una propiedad opaca puede ocultar a personas incluidas en listas o a vendedores que ya fueron expulsados de la plataforma.

Casos reales: cuánto costó un error

Amazon: USD 134,523 (OFAC, 2020)

En julio de 2020, la OFAC anunció un acuerdo de USD 134,523 con Amazon.com, Inc. por aparentes infracciones de varios programas de sanciones. Amazon procesó pedidos y prestó servicios a personas en Crimea, Irán y Siria y a personas de la lista SDN. La OFAC señaló que el screening automatizado de Amazon no detectó grafías alternativas comunes de lugares sancionados ni pedidos dirigidos a embajadas de países sancionados. La sanción fue moderada porque el valor de las operaciones era bajo y Amazon lo comunicó voluntariamente, pero el caso es un ejemplo claro de cómo los sistemas automatizados pueden pasar por alto variantes evidentes.

Fuente: OFAC recent actions, 8 de julio de 2020

Apple: USD 466,912 (OFAC, 2019)

En noviembre de 2019, la OFAC anunció un acuerdo de USD 466,912 con Apple Inc. por aparentes infracciones de las Foreign Narcotics Kingpin Sanctions Regulations. Entre 2015 y 2017, Apple alojó, vendió y facilitó la transferencia de apps pertenecientes a una empresa de software eslovena incluida en la lista SDN. El screening de Apple no detectó la coincidencia porque sus registros mostraban la empresa como "SIS DOO", mientras que la lista SDN indicaba "SIS d.o.o.", una diferencia en la forma de escribir el sufijo societario.

Fuente: OFAC recent actions, 25 de noviembre de 2019

Ambos casos tienen que ver con el screening de proveedores o clientes a escala de plataforma, y en ambos el fallo se redujo a cómo se comparaban nombres y direcciones.

Checklist práctica

• Verifica cada pedido de cliente antes del envío, incluidas las direcciones de facturación y envío.
• Verifica a vendedores del marketplace, desarrolladores, proveedores y beneficiarios en el alta.
• Vuelve a verificar cada día toda tu base de clientes y proveedores.
• Usa un fuzzy matching que gestione grafías alternativas, transliteraciones y sufijos societarios.
• Bloquea o revisa los pedidos a territorios sancionados, incluidos nombres regionales y embajadas.
• Registra los titulares reales de los proveedores y de los vendedores más grandes.
• Vigila la insolvencia de los proveedores críticos y de los socios logísticos.
• Sigue las noticias negativas sobre proveedores por falsificaciones, fraude y problemas de seguridad.
• Conserva registros de cada resultado de screening y de cada decisión manual.
• Pon a prueba tu screening con regularidad con nombres incluidos en listas y sus variantes.

Cómo automatizarlo

Las empresas online ya automatizan el checkout, los pagos y los envíos. El compliance también debería automatizarse. Unicorn Intelligence realiza controles de compliance automáticos y diarios sobre todos tus clientes y proveedores: sanciones, PEP, insolvencia, noticias negativas y procedimientos, y titulares reales, con alertas que llegan directamente a tu CRM.

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