Compliance di fornitori e clienti per gli studi legali: cosa verificare e quanto costa un errore

Gli studi legali sono dei gatekeeper. Costituiscono società, movimentano denaro tramite i conti clienti, seguono operazioni immobiliari e societarie e assistono persone con patrimoni importanti. Per questo le norme antiriciclaggio e sulle sanzioni si applicano direttamente a molti servizi legali, e per questo le autorità hanno intensificato i controlli su studi di ogni dimensione, dai piccoli studi locali ai grandi nomi internazionali.

Perché gli studi legali sono esposti

Denaro dei clienti. Gli studi che detengono e trasferiscono fondi dei clienti possono essere usati per movimentare proventi di reato o pagare persone sanzionate, anche involontariamente.

Operazioni di valore elevato. Compravendite immobiliari, M&A, trust e costituzione di società sono aree riconosciute a rischio di riciclaggio.

Assetti proprietari complessi. I clienti agiscono spesso tramite holding, trust e veicoli esteri, che possono nascondere il vero proprietario.

Sanzioni in rapida evoluzione. Dal 2022 molte persone facoltose e società sono state designate. Clienti esistenti possono diventare sanzionati nel bel mezzo di una pratica.

Cosa verificare

Liste di sanzioni (UE, USA, Regno Unito, ONU)

Controlla ogni cliente, controparte e beneficiario sulla lista consolidata OFSI del Regno Unito, sulla lista consolidata UE, sulle liste OFAC statunitensi e sulla lista ONU. Ricontrolla prima di ogni pagamento in uscita dal conto clienti, e applica le regole su proprietà e controllo ai clienti societari.

Persone politicamente esposte (PEP)

Le norme antiriciclaggio richiedono una due diligence rafforzata su PEP, loro familiari e stretti collaboratori noti, compreso l'esame dell'origine dei fondi e dell'origine del patrimonio.

Insolvenza

Clienti e controparti in procedura di insolvenza aumentano il rischio di non recuperare gli onorari e possono indicare operazioni sottocosto. Vanno monitorati anche fornitori come periti e agenti.

Notizie negative e procedimenti legali

Notizie di frode, corruzione, riciclaggio o azioni delle autorità contro un cliente dovrebbero far scattare una revisione del rapporto e della pratica.

Titolari effettivi

Identifica e verifica le persone che in ultima istanza possiedono o controllano ogni cliente societario o trust. È un requisito centrale della due diligence sulla clientela, non un passaggio facoltativo.

Casi reali: quanto è costato un errore

Herbert Smith Freehills Moscow: GBP 465,000 (OFSI, 2025)

Nel marzo 2025 l'Office of Financial Sanctions Implementation (OFSI) del Tesoro britannico ha annunciato una sanzione di GBP 465,000 contro Herbert Smith Freehills CIS LLP, l'entità moscovita di uno studio legale internazionale. L'OFSI ha accertato che aveva effettuato sei pagamenti, per un totale di circa GBP 3.9 million, a persone designate soggette a congelamento dei beni in base alle sanzioni britanniche contro la Russia. L'avviso di sanzione citava due diligence e screening delle sanzioni inadeguati, ed errori commessi durante la rapida chiusura dell'ufficio di Mosca. La dichiarazione spontanea è valsa una riduzione del 50%.

Fonti: Comunicato stampa del governo britannico e Avviso di sanzione OFSI, 20 marzo 2025

Tolhurst Fisher LLP: GBP 120,000 (Solicitors Disciplinary Tribunal, 2025)

Nell'aprile 2025 il Solicitors Disciplinary Tribunal ha approvato un esito concordato che impone a Tolhurst Fisher LLP, studio con sede a Southend-on-Sea, il pagamento di una multa di GBP 120,000. Le contestazioni mosse dalla Solicitors Regulation Authority comprendevano violazioni delle Money Laundering Regulations e dei codici di condotta e dei principi della SRA.

Fonti: Caso SDT 12720 e Scheda nel registro SRA

Questi casi mostrano che sia le autorità sulle sanzioni sia gli ordini professionali considerano ormai gravi le carenze di screening e di due diligence sulla clientela, qualunque sia la dimensione dello studio.

Checklist pratica

• Controlla ogni cliente e controparte all'accettazione dell'incarico, prima di iniziare il lavoro.
• Controlla ogni beneficiario prima di qualsiasi pagamento in uscita dal conto clienti.
• Ricontrolla ogni giorno l'intera base clienti sulle liste di Regno Unito, UE, USA e ONU.
• Identifica e verifica i titolari effettivi dei clienti societari e dei trust.
• Identifica le PEP e applica una due diligence rafforzata sull'origine di fondi e patrimonio.
• Mantieni aggiornate la valutazione del rischio a livello di studio e quelle delle singole pratiche.
• Monitora notizie negative e procedimenti sui clienti esistenti.
• Verifica lo stato di insolvenza di clienti, controparti e fornitori principali.
• Prevedi una procedura chiara per sospendere lavoro e pagamenti quando emerge una corrispondenza.
• Registra ogni controllo e decisione per poterli mostrare a un'autorità di vigilanza.

Come automatizzarlo

Le basi clienti cambiano, e cambiano anche le liste. Unicorn Intelligence esegue controlli di compliance automatici e giornalieri su tutti i tuoi clienti e fornitori: sanzioni, PEP, insolvenza, notizie negative e procedimenti, titolari effettivi, con avvisi inviati direttamente nel tuo CRM.

Il test è gratuito, e i nuovi account ricevono anche 50 $ di credito.

Contenuto informativo: le decisioni e gli obblighi di legge restano tuoi.