Compliance di fornitori e clienti nell'ecommerce: cosa verificare e quanto costa un errore

L'ecommerce permette a un piccolo team di vendere al mondo intero. Questa portata è anche un rischio di compliance. Gli ordini arrivano in automatico da clienti che non incontri mai, venditori del marketplace e fornitori si iscrivono tramite moduli online, e i pagamenti scorrono senza che nessuno guardi i nomi dietro di essi. Perfino le piattaforme più grandi sono state sanzionate perché i sistemi automatici non hanno colto ciò che una persona avrebbe potuto notare.

Perché l'ecommerce è esposto

Ordini automatizzati. Il checkout funziona senza revisione umana, quindi lo screening va integrato nel processo, altrimenti non avviene.

Spedizioni globali. Vendere all'estero significa che alcuni ordini arriveranno da territori sanzionati o persone listate, o saranno spediti verso di loro.

Marketplace e fornitori. Le piattaforme accolgono venditori terzi, sviluppatori e produttori. Un fornitore posseduto da una persona listata, o uno che sta per diventare insolvente, può creare problemi legali e operativi.

Qualità dei dati. I clienti digitano nomi e indirizzi liberamente. Grafie alternative, traslitterazioni e abbreviazioni aggirano facilmente le regole di screening più semplici.

Cosa verificare

Liste di sanzioni (UE, USA, Regno Unito, ONU)

Controlla clienti, venditori del marketplace, fornitori e beneficiari sulla lista SDN dell'OFAC e sulle altre liste OFAC, sulla lista consolidata UE, sulla lista OFSI del Regno Unito e sulla lista ONU. Verifica gli indirizzi di spedizione e fatturazione per individuare territori sanzionati, comprese varianti regionali e grafie alternative. Applica le regole sulla proprietà a fornitori e venditori business.

Persone politicamente esposte (PEP)

Lo screening PEP conta soprattutto per i venditori B2B, gli acquirenti di alto valore, i venditori del marketplace e i fornitori negli appalti pubblici. Segnala un rischio più alto di corruzione e riciclaggio.

Insolvenza

Un fornitore chiave o un partner logistico in insolvenza può bloccare le consegne da un giorno all'altro. Venditori del marketplace in insolvenza possono lasciare rimborsi non pagati e clienti insoddisfatti.

Notizie negative e procedimenti legali

Notizie di contraffazione, frode, richiami per la sicurezza dei prodotti o azioni delle autorità contro un fornitore o un venditore sono un segnale d'allarme su cui conviene agire presto.

Titolari effettivi

Sappi chi possiede davvero i tuoi fornitori e i venditori più grandi del marketplace. Assetti proprietari opachi possono nascondere persone listate o venditori già rimossi in passato dalla piattaforma.

Casi reali: quanto è costato un errore

Amazon: USD 134,523 (OFAC, 2020)

Nel luglio 2020 l'OFAC ha annunciato un accordo transattivo da USD 134,523 con Amazon.com, Inc. per violazioni apparenti di diversi programmi di sanzioni. Amazon aveva evaso ordini e fornito servizi a persone in Crimea, Iran e Siria e a persone presenti nella lista SDN. L'OFAC ha osservato che lo screening automatico di Amazon non aveva intercettato grafie alternative comuni di località sanzionate e ordini indirizzati ad ambasciate di paesi sanzionati. La sanzione è stata contenuta perché il valore delle transazioni era basso e Amazon aveva fatto una dichiarazione spontanea, ma il caso è un esempio chiaro di come i sistemi automatici possano lasciarsi sfuggire varianti evidenti.

Fonte: OFAC recent actions, 8 luglio 2020

Apple: USD 466,912 (OFAC, 2019)

Nel novembre 2019 l'OFAC ha annunciato un accordo transattivo da USD 466,912 con Apple Inc. per violazioni apparenti delle Foreign Narcotics Kingpin Sanctions Regulations. Tra il 2015 e il 2017 Apple aveva ospitato, venduto e facilitato il trasferimento di app appartenenti a una software house slovena presente nella lista SDN. Lo screening di Apple non aveva rilevato la corrispondenza perché nei suoi archivi la società risultava come "SIS DOO" mentre la lista SDN riportava "SIS d.o.o.", una differenza nel modo di scrivere il suffisso societario.

Fonte: OFAC recent actions, 25 novembre 2019

Entrambi i casi riguardano lo screening di fornitori o clienti su scala di piattaforma, ed entrambi i fallimenti dipendono dal modo in cui venivano confrontati nomi e indirizzi.

Checklist pratica

• Controlla ogni ordine dei clienti prima della spedizione, compresi gli indirizzi di fatturazione e spedizione.
• Controlla venditori del marketplace, sviluppatori, fornitori e beneficiari all'onboarding.
• Ricontrolla ogni giorno l'intera base di clienti e fornitori.
• Usa un fuzzy matching che gestisca grafie alternative, traslitterazioni e suffissi societari.
• Blocca o verifica gli ordini verso territori sanzionati, compresi nomi regionali e ambasciate.
• Registra i titolari effettivi dei fornitori e dei venditori più grandi.
• Monitora l'insolvenza dei fornitori critici e dei partner logistici.
• Segui le notizie negative sui fornitori per contraffazione, frode e problemi di sicurezza.
• Conserva i log di ogni risultato di screening e di ogni decisione manuale.
• Testa regolarmente il tuo screening con nomi listati noti e loro varianti.

Come automatizzarlo

Le aziende online automatizzano già checkout, pagamenti e spedizioni. Anche la compliance andrebbe automatizzata. Unicorn Intelligence esegue controlli di compliance automatici e giornalieri su tutti i tuoi clienti e fornitori: sanzioni, PEP, insolvenza, notizie negative e procedimenti, titolari effettivi, con avvisi inviati direttamente nel tuo CRM.

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